Πολιτική Απορρήτου
Πώς διαχειριζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο workaist.com και στο WorkAist Cloud.
Ισχύει από: 2026-07-10
Το παρόν έγγραφο δημοσιεύεται σε πολλές γλώσσες. Σε περίπτωση οποιασδήποτε απόκλισης, υπερισχύει η αγγλική έκδοση.
1. Υπεύθυνος επεξεργασίας
Υπεύθυνος επεξεργασίας για την επεξεργασία που περιγράφεται στην παρούσα ειδοποίηση είναι η ILIN & SADOVENKO, LDA, Rua de Xabregas, nº 2, Escritório 3.21, 1900-440 Lisboa, Portugal, NIF 517251876. Επικοινωνία: [email protected].
Δεν έχουμε ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, διότι δεν υποχρεούμαστε βάσει του άρθρου 37 ΓΚΠΔ. Τα αιτήματα προστασίας δεδομένων και τα αιτήματα υποκειμένων των δεδομένων φτάνουν απευθείας σε υπεύθυνο πρόσωπο στο [email protected].
2. Πεδίο εφαρμογής
Η παρούσα ειδοποίηση καλύπτει το workaist.com, όλους τους υποτομείς που λειτουργεί η WorkAist, και το WorkAist Cloud, όπου ενεργούμε ως υπεύθυνος επεξεργασίας — δηλαδή, για τους δικούς μας επισκέπτες, υποψήφιους πελάτες και κατόχους λογαριασμών.
Δεν καλύπτει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που ένας πελάτης ανεβάζει στον δικό του χώρο εργασίας WorkAist. Για τα δεδομένα αυτά, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο πελάτης και εμείς είμαστε ο εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του· οι όροι αυτής της επεξεργασίας περιλαμβάνονται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων μας. Εάν τα δεδομένα σας βρίσκονται στον χώρο εργασίας ενός πελάτη και θέλετε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, επικοινωνήστε με αυτόν τον πελάτη.
3. Τι επεξεργαζόμαστε και γιατί
| Κατηγορία δεδομένων | Σκοπός | Νομική βάση |
|---|---|---|
| Δεδομένα λογαριασμού — όνομα, εργασιακό email, εταιρεία, hash κωδικού πρόσβασης | Δημιουργία και διαχείριση του λογαριασμού σας, αυθεντικοποίηση, υποστήριξη | άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο β) ΓΚΠΔ — εκτέλεση σύμβασης |
| Δεδομένα χρέωσης — διεύθυνση χρέωσης, αριθμός ΦΠΑ, κατάσταση πληρωμής, τιμολόγια | Είσπραξη πληρωμής, έκδοση τιμολογίων, εκπλήρωση φορολογικών και λογιστικών υποχρεώσεων | άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο β) ΓΚΠΔ και άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο γ) ΓΚΠΔ — νόμιμη υποχρέωση |
| Φόρμες ερωτήματος και εγγραφής — όνομα, email, εταιρεία, μήνυμα, αιτούμενο subdomain | Απάντηση στο ερώτημά σας και προετοιμασία σύμβασης κατόπιν αιτήματός σας | άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο β) ΓΚΠΔ — μέτρα πριν από τη σύναψη σύμβασης |
| Χρήση και τηλεμετρία — χρήση λειτουργιών, εκτελέσεις πρακτόρων, κατανάλωση tokens, αρχεία καταγραφής σφαλμάτων | Λειτουργία, διασφάλιση, μέτρηση και βελτίωση της Υπηρεσίας | άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο στ) ΓΚΠΔ — το έννομο συμφέρον μας για μια λειτουργική, ασφαλή, ορθά χρεωμένη υπηρεσία |
| Αρχεία καταγραφής ασφαλείας — διεύθυνση IP, user agent, χρονοσφραγίδες, συμβάντα αυθεντικοποίησης | Εντοπισμός και πρόληψη κατάχρησης, απάτης και μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης | άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο στ) ΓΚΠΔ — το έννομο συμφέρον μας για ασφάλεια |
| Αλληλογραφία υποστήριξης | Διεκπεραίωση του αιτήματος υποστήριξής σας και βελτίωση της τεκμηρίωσής μας | άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο β) και άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο στ) ΓΚΠΔ |
| Ανάλυση ιστοσελίδας — ψευδωνυμοποιημένα αναγνωριστικά, προβληθείσες σελίδες, παραπέμπουσα σελίδα, κατά προσέγγιση τοποθεσία | Κατανόηση του τρόπου χρήσης της ιστοσελίδας ώστε να τη βελτιώνουμε | άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο α) ΓΚΠΔ — η συγκατάθεσή σας, που δίνεται μέσω του banner cookies |
Όπου βασιζόμαστε σε έννομο συμφέρον, έχουμε διενεργήσει στάθμιση συμφερόντων και καταλήξαμε ότι η επεξεργασία είναι αναγκαία, αναλογική και δεν υπερισχύει των συμφερόντων ή των θεμελιωδών δικαιωμάτων σας. Μπορείτε να αντιταχθείτε ανά πάσα στιγμή — βλ. ενότητα 9.
Η παροχή δεδομένων λογαριασμού και χρέωσης είναι απαραίτητη για τη σύναψη της σύμβασης. Χωρίς αυτά δεν μπορούμε να παρέχουμε την Υπηρεσία. Η ανάλυση (analytics) είναι πλήρως προαιρετική και η άρνησή της δεν έχει καμία επίπτωση στη χρήση της ιστοσελίδας από εσάς.
4. Cookies και παρόμοιες τεχνολογίες
Ορίζουμε απολύτως αναγκαία αποθήκευση χωρίς να σας ρωτήσουμε, διότι απαιτείται για την παροχή μιας υπηρεσίας που έχετε ζητήσει. Οτιδήποτε άλλο λειτουργεί μόνο αφού έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας μέσω του banner cookies μας.
| Κατηγορία | Τι κάνει | Παραδείγματα και διάρκεια διατήρησης | Απαιτείται συγκατάθεση |
|---|---|---|---|
| Απολύτως αναγκαία | Διαχείριση συνεδρίας, προστασία CSRF, εξισορρόπηση φορτίου, απομνημόνευση της γλώσσας σας | Cookies συνεδρίας· διαγράφονται όταν κλείνετε το πρόγραμμα περιήγησης ή λίγο αργότερα | Όχι — άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο στ) ΓΚΠΔ |
| Αρχείο συγκατάθεσης | Απομνημονεύει την επιλογή που κάνατε στο banner cookies ώστε να μη σας ρωτήσουμε ξανά | workaist-consent-v1, αποθηκευμένο στην τοπική αποθήκευση (local storage) του προγράμματος περιήγησής σας | Όχι — απαιτείται για την τήρηση της επιλογής σας |
| Ανάλυση (Analytics) | Google Analytics 4, φορτωμένο μέσω του Google Tag Manager, μετρά προβολές σελίδων και πλοήγηση χρησιμοποιώντας ψευδωνυμοποιημένα αναγνωριστικά | _ga, _ga_<container-id>· έως 24 μήνες | Ναι |
| Διαφήμιση | Ετικέτες remarketing και μέτρησης μετατροπών, όταν τις ενεργοποιούμε | Ορίζονται από την αντίστοιχη διαφημιστική πλατφόρμα | Ναι |
Πριν δώσετε τη συγκατάθεσή σας, το Google Consent Mode αρχικοποιείται σε κατάσταση άρνησης, ώστε να μην εγγράφεται καμία αποθήκευση analytics ή διαφήμισης και να μην αποστέλλεται κανένα μετρητικό σήμα.
Μπορείτε να ανακαλέσετε ή να αλλάξετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή, και είναι εξίσου εύκολο να την ανακαλέσετε όσο ήταν να τη δώσετε: ανοίξτε τις «Ρυθμίσεις cookies» στο υποσέλιδο οποιασδήποτε σελίδας, αλλάξτε την επιλογή σας και αποθηκεύστε. Η ανάκληση δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την ανάκληση.
5. Αποδέκτες και υποεκτελούντες την επεξεργασία
Δεν πωλούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και δεν τα κοινοποιούμε για τη δική άλλου μάρκετινγκ. Χρησιμοποιούμε έναν μικρό αριθμό παρόχων υπηρεσιών που επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα βάσει των τεκμηριωμένων εντολών μας, στο πλαίσιο συμβάσεων του άρθρου 28 ΓΚΠΔ.
| Πάροχος | Σκοπός | Τόπος επεξεργασίας | Διασφάλιση διαβίβασης |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Φιλοξενία διακομιστών εφαρμογών και βάσης δεδομένων | Γερμανία (ΕΕ) | Δεν εφαρμόζεται — η επεξεργασία παραμένει εντός της ΕΕ |
| Cloudflare, Inc. | DNS, reverse proxy, τερματισμός TLS, προστασία από επιθέσεις denial-of-service | Παγκόσμιο δίκτυο edge, συμπεριλαμβανομένης της ΕΕ | Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ· EU-US Data Privacy Framework |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Επεξεργασία πληρωμών, διαχείριση συνδρομών, τιμολόγηση | Ιρλανδία (ΕΕ), με υποστήριξη ομίλου από τις Ηνωμένες Πολιτείες | Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ· EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic PBC | Συμπερασματολογία μεγάλων γλωσσικών μοντέλων που τροφοδοτεί τα χαρακτηριστικά ΤΝ της Υπηρεσίας | Ηνωμένες Πολιτείες | Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ |
| Resend, Inc. | Συναλλακτικά email — επαλήθευση λογαριασμού, ειδοποιήσεις, απαντήσεις υποστήριξης | Ηνωμένες Πολιτείες | Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ |
| Google Ireland Limited | Google Tag Manager και Google Analytics 4, μόνο μετά τη συγκατάθεσή σας | Ιρλανδία (ΕΕ), με περαιτέρω διαβίβαση στις Ηνωμένες Πολιτείες | EU-US Data Privacy Framework· Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ |
Ο κατάλογος αυτός διατηρείται ενημερωμένος. Κοινοποιούμε επίσης δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε επαγγελματίες συμβούλους, καθώς και σε δημόσιες αρχές ή δικαστήρια όπου υποχρεούμαστε νομίμως ή όπου είναι απαραίτητο για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων.
6. Διεθνείς διαβιβάσεις
Οι διακομιστές εφαρμογών και η βάση δεδομένων μας βρίσκονται στη Γερμανία. Ορισμένοι από τους παρόχους που αναφέρονται παραπάνω επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, κυρίως στις Ηνωμένες Πολιτείες.
Κάθε τέτοια διαβίβαση καλύπτεται από διασφάλιση του άρθρου 46 ΓΚΠΔ: τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, συμπληρωμένες όπου απαιτείται με πρόσθετα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, και — όπου ο αποδέκτης είναι πιστοποιημένος — από την απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για το EU-US Data Privacy Framework. Μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο των σχετικών διασφαλίσεων από το [email protected].
7. Διατήρηση
| Δεδομένα | Περίοδος διατήρησης |
|---|---|
| Δεδομένα λογαριασμού | Για τη διάρκεια ζωής του λογαριασμού, και στη συνέχεια 6 μήνες μετά το κλείσιμό του |
| Τιμολόγια και λογιστικά αρχεία | 10 έτη, όπως απαιτεί η πορτογαλική φορολογική νομοθεσία |
| Δεδομένα Πελάτη στον χώρο εργασίας σας | Διαγράφονται μετά τη λήξη της σύμβασης — βλ. τους Όρους Παροχής Υπηρεσιών και τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων |
| Αρχεία καταγραφής ασφαλείας | 12 μήνες |
| Συγκεντρωτικά, μη αναγνωρίσιμα στοιχεία analytics | 24 μήνες |
| Υποβολές φόρμας ερωτήματος που δεν οδηγούν σε σύμβαση | 24 μήνες, και στη συνέχεια διαγράφονται |
| Αρχείο της επιλογής cookies σας | Έως ότου το διαγράψετε ή το αλλάξετε |
8. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων και ΤΝ
Το WorkAist είναι μια πλατφόρμα για τη δημιουργία πρακτόρων ΤΝ. Όταν ένας πράκτορας εκτελείται, το περιεχόμενο που διαχειρίζεται αποστέλλεται σε πάροχο μεγάλων γλωσσικών μοντέλων για να παραχθεί απάντηση. Οι πελάτες επιλέγουν οι ίδιοι αυτόν τον πάροχο: μπορούν να συνδέσουν το δικό τους κλειδί API από οποιονδήποτε πάροχο, οπότε αυτός ο πάροχος ενεργεί βάσει των εντολών του πελάτη και όχι των δικών μας, ή μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη διαχειριζόμενη χρέωση tokens μας, οπότε δρομολογούμε τα αιτήματα στους παρόχους που αναφέρονται στον παραπάνω πίνακα υποεκτελούντων την επεξεργασία μας. Ποιο περιεχόμενο αποστέλλεται εξαρτάται αποκλειστικά από τον τρόπο διαμόρφωσης των πρακτόρων του κάθε πελάτη.
Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας, ούτε τα Δεδομένα Πελάτη των πελατών μας, για την εκπαίδευση μεγάλων γλωσσικών μοντέλων. Όπου εμείς επιλέγουμε τον πάροχο μοντέλων, αυτός δεσμεύεται συμβατικά να μην εκπαιδεύει μοντέλα με τα δεδομένα που του στέλνουμε. Όπου ένας πελάτης φέρνει τον δικό του πάροχο, ισχύουν οι όροι εκείνου του παρόχου και εμείς δεν έχουμε κανέναν έλεγχο επ' αυτών.
Δεν διενεργούμε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, που παράγει έννομα αποτελέσματα που σας αφορούν ή σας επηρεάζουν σημαντικά κατά παρόμοιο τρόπο κατά την έννοια του άρθρου 22 ΓΚΠΔ. Πράκτορες που δημιουργείτε εσείς ενδέχεται να το πράττουν — στην περίπτωση αυτή, εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας αυτής της επεξεργασίας και είναι δική σας υποχρέωση να παρέχετε τις διασφαλίσεις που απαιτεί το άρθρο 22, συμπεριλαμβανομένης ουσιαστικής ανθρώπινης επισκόπησης.
9. Τα δικαιώματά σας
Βάσει του ΓΚΠΔ, έχετε το δικαίωμα:
- να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τηρούμε για εσάς και να λάβετε αντίγραφο (άρθρο 15)·
- να διορθωθούν ανακριβή δεδομένα και να συμπληρωθούν ελλιπή δεδομένα (άρθρο 16)·
- να διαγραφούν τα δεδομένα σας (άρθρο 17)·
- να περιορίσετε την επεξεργασία τους από εμάς (άρθρο 18)·
- να λάβετε τα δεδομένα που μας δώσατε σε δομημένη, ευρέως χρησιμοποιούμενη, μηχανικά αναγνώσιμη μορφή, και να διαβιβαστούν σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας (άρθρο 20)·
- να αντιταχθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία που βασίζεται στο έννομο συμφέρον μας, για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας, και να αντιταχθείτε ανά πάσα στιγμή και χωρίς αιτιολόγηση στο απευθείας μάρκετινγκ (άρθρο 21)·
- να ανακαλέσετε οποιαδήποτε συγκατάθεση έχετε δώσει, ανά πάσα στιγμή, χωρίς να επηρεάζεται η νομιμότητα της επεξεργασίας πριν από την ανάκληση (άρθρο 7 παρ. 3).
Στείλτε κάθε αίτημα στο [email protected]. Απαντάμε εντός ενός μήνα από την παραλαβή. Εάν ένα αίτημα είναι ιδιαίτερα πολύπλοκο, μπορούμε να παρατείνουμε αυτήν την προθεσμία έως δύο επιπλέον μήνες και θα σας εξηγήσουμε τον λόγο εντός του πρώτου μήνα. Η άσκηση των δικαιωμάτων σας είναι δωρεάν, εκτός εάν ένα αίτημα είναι προδήλως αβάσιμο ή υπερβολικό.
Έχετε επίσης το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή — ιδίως στο κράτος μέλος της συνήθους διαμονής σας, του τόπου εργασίας σας ή του τόπου της φερόμενης παράβασης. Η επικεφαλής εποπτική αρχή μας είναι η πορτογαλική Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134 — 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal.
10. Ασφάλεια
Προστατεύουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης κατά τη μεταφορά (TLS), της κρυπτογράφησης αποθηκευμένων διαπιστευτηρίων και μυστικών με AES-256-GCM, αυστηρής απομόνωσης μισθωτών (tenants) και πρακτόρων, ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων, πρόσβασης ελάχιστου προνομίου για το προσωπικό, καταγραφής ελέγχου (audit logging) των διοικητικών ενεργειών, και τακτικών αντιγράφων ασφαλείας. Τα μέτρα που εφαρμόζουμε στα Δεδομένα Πελάτη περιγράφονται στο Παράρτημα II της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων.
Κανένα σύστημα δεν είναι απολύτως ασφαλές. Εάν μια παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι πιθανό να οδηγήσει σε υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, θα σας ειδοποιήσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, όπως απαιτεί το άρθρο 34 ΓΚΠΔ.
11. Ανήλικοι
Η Υπηρεσία προορίζεται για επιχειρήσεις και δεν απευθύνεται σε παιδιά. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα από άτομα κάτω των 16 ετών. Εάν πιστεύετε ότι ένα παιδί μάς έχει παράσχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, επικοινωνήστε μαζί μας και θα τα διαγράψουμε.
12. Τροποποιήσεις της παρούσας ειδοποίησης
Μπορούμε να ενημερώσουμε την παρούσα ειδοποίηση. Η ισχύουσα έκδοση, με την ημερομηνία έναρξης ισχύος της, είναι πάντα αυτή που βρίσκεται στην παρούσα σελίδα. Εάν μια αλλαγή επηρεάζει ουσιωδώς τον τρόπο επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας, θα ειδοποιήσουμε τους κατόχους λογαριασμών μέσω email πριν αυτή τεθεί σε ισχύ.
13. Επικοινωνία
Για κάθε ερώτημα περί απορρήτου ή αίτημα υποκειμένου δεδομένων: [email protected], ή ILIN & SADOVENKO, LDA, Rua de Xabregas, nº 2, Escritório 3.21, 1900-440 Lisboa, Portugal.