Conciliación bancaria
La conciliación bancaria empareja cada línea del extracto bancario con el asiento correspondiente en el sistema contable. Realizada semanalmente, detecta errores a tiempo: cargos duplicados, facturas de proveedores faltantes, fraude en pagos. Realizada trimestralmente, se convierte en un ejercicio forense de varios días que nadie quiere hacer.
La realidad manual
Emparejar líneas bancarias con facturas y gastos es, en su mayor parte, reconocimiento de patrones: importe del pago, proximidad de fecha, similitud del nombre del proveedor, número de referencia del pago. Las herramientas estándar gestionan automáticamente ~70 % de los emparejamientos y dejan el resto para revisión manual. El 30 % restante es donde se va el tiempo: pagos que cubren varias facturas, pagos parciales, diferencias de tipo de cambio FX, redondeo de divisas.
El enfoque WorkAist
El agente de conciliación de WorkAist lee el feed bancario diariamente, empareja cada línea con facturas abiertas y asientos de gastos en el sistema contable, y registra el emparejamiento. El proceso utiliza tanto reglas deterministas (importe dentro de €0,50, fecha dentro de 7 días, coincidencia de IBAN) como coincidencia difusa basada en LLM para los casos más complejos (el número de referencia contiene el número de factura ofuscado, proveedor renombrado). Las líneas sin emparejar permanecen en una cola que un contable revisa en 10-15 minutos a la semana.
Implementación en 5 pasos
- 1Conecta tu banco mediante Plaid, Tink o un proveedor PSD2 específico de tu país (Qonto, N26, Wise).
- 2Conecta tu sistema contable (Xero, QuickBooks, sevDesk, Pennylane).
- 3Configura las tolerancias de emparejamiento (tolerancia de importe, ventana de fechas, reglas de número de referencia).
- 4Deja que el agente funcione durante un período de entrenamiento de 2 semanas — cada emparejamiento queda registrado en la pista de auditoría, incluidos los aceptados automáticamente, para que puedas revisar la precisión.
- 5Activa el registro automático y revisa la cola de no emparejados semanalmente.
Conectores y agentes implicados
FAQ
¿Cómo gestiona el agente los pagos que cubren varias facturas?▼
Cuando una única línea bancaria corresponde a varias facturas (un proveedor pagó tres facturas en una sola transferencia), el agente enumera las facturas abiertas de ese proveedor y propone la combinación que coincide con el importe. Si varias combinaciones son plausibles (algo poco frecuente), solicita confirmación humana.
¿Qué ocurre con las diferencias de tipo de cambio FX?▼
Para cuentas multidivisa, el agente aplica el tipo de cambio FX de la fecha de contabilización (configurable: tipo institucional, tipo de referencia del ECB, tipo del banco del proveedor) y registra la diferencia de redondeo en una cuenta de diferencias FX configurada. La decisión queda registrada.
¿Sustituye esto la revisión de conciliación de mi contable?▼
No: es el trabajo pesado que permite a tu contable revisar las conciliaciones en 15 minutos en lugar de 5 horas. El contable aprueba los emparejamientos del agente y analiza la cola de no emparejados, que es donde residen los problemas reales (fraude, errores, facturas faltantes).
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