Notas de gastos (Francia)
La gestión de gastos en Francia está regulada por las normas de URSSAF sobre qué gastos son deducibles (y con qué límite) y por los requisitos de documentación que deben mantenerse en caso de inspección de URSSAF o fiscal. Las dietas, el kilometraje según el barème kilométrique, los tiques de restaurante por encima y por debajo de 15 €, y los vales de comida (titres-restaurant) tienen cada uno sus propias normas.
URSSAF · Direction générale des Finances publiques (DGFiP)
La realidad manual
La mayoría de las herramientas de gestión de gastos (Spendesk, Expensya, Notilus) gestionan bien la fase de fotografía y aprobación, pero la parte posterior —clasificar en el grupo de deducción correcto, aplicar el límite de URSSAF, generar la documentación justificante para una inspección— sigue recayendo manualmente en el contable. Los equipos con varios empleados generan cientos de tiques al mes, y la deriva en la clasificación a lo largo de un año crea un riesgo de auditoría real.
El enfoque WorkAist
El agente de gastos francés de WorkAist ingiere informes de gastos desde su herramienta (Spendesk, Expensya, Qonto, Notilus), aplica OCR a cada tique, clasifica en la categoría URSSAF correcta, aplica las reglas de límites (topes de dietas, vales de restaurante, etc.), genera el asiento listo para deducción en su sistema contable y ensambla un paquete mensual por empleado para el requisito de conservación de URSSAF. Los casos límite —tiques próximos a un tope, establecimientos inusuales, divisa extranjera— se marcan para revisión humana en lugar de clasificarse de forma silenciosa.
Implementación en 5 pasos
- 1Conecte su herramienta de gastos (Spendesk, Expensya, Qonto, Notilus, Pleo).
- 2Configure su mapa de categorías URSSAF y los límites correspondientes (el agente incluye los valores predeterminados franceses actuales — revíselos anualmente).
- 3Defina su flujo de aprobación (kilometraje superior a X km, comidas superiores a Y €, etc.).
- 4Autorice el conector del sistema contable para la escritura de datos.
- 5El agente clasifica, registra en su herramienta contable y archiva el paquete completo conforme a URSSAF (PDF + JSON) por empleado y mes.
Conectores y agentes implicados
FAQ
¿Cómo gestiona el agente el kilometraje (indemnités kilométriques)?▼
Calcula el barème kilométrique utilizando la fórmula oficial de URSSAF, distinguiendo entre vehículos (3, 4, 5, 6+ CV) y bicicletas. El umbral anual de 7 000 km por empleado y el cambio de tramo por encima de este se aplican automáticamente.
¿Qué ocurre con los vales de comida (titres-restaurant)?▼
El agente concilia los extractos de su proveedor de vales de comida (Swile, Pluxee, Up, Bimpli) con el uso de los empleados y calcula la parte deducible (60 % empresa + 40 % empleado, según las normas vigentes). La parte correspondiente a la empresa se registra como gasto deducible; la parte del empleado queda excluida.
¿Se admiten tiques en divisa extranjera?▼
Sí. El agente consulta el tipo de cambio de referencia diario del Banque de France para la fecha del tique y realiza la conversión antes de registrar el asiento. El registro en la divisa original se conserva en el paquete de auditoría.
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