Tietosuojakäytäntö
Miten käsittelemme henkilötietoja osoitteessa workaist.com ja WorkAist Cloudissa.
Voimassa alkaen: 2026-07-10
Tämä asiakirja on julkaistu useilla kielillä. Ristiriitatilanteessa englanninkielinen versio on sitova.
1. Rekisterinpitäjä
Tässä ilmoituksessa kuvatun käsittelyn rekisterinpitäjä on ILIN & SADOVENKO, LDA, Rua de Xabregas, nº 2, Escritório 3.21, 1900-440 Lisboa, Portugal, NIF 517251876. Yhteystiedot: [email protected].
Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa, koska meillä ei ole siihen velvollisuutta tietosuoja-asetuksen 37 artiklan nojalla. Tietosuojakysymykset ja rekisteröityjen pyynnöt tavoittavat vastuuhenkilön suoraan osoitteesta [email protected].
2. Soveltamisala
Tämä ilmoitus kattaa workaist.comin, kaikki WorkAistin ylläpitämät aliverkkotunnukset sekä WorkAist Cloudin siltä osin kuin toimimme rekisterinpitäjänä — eli omien kävijöidemme, potentiaalisten asiakkaidemme ja tilinhaltijoidemme osalta.
Se ei kata henkilötietoja, jotka asiakas lataa omaan WorkAist-työtilaansa. Näiden tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii asiakas ja me olemme sen käsittelijä; tämän käsittelyn ehdot on esitetty tietojenkäsittelysopimuksessamme. Jos tietosi ovat asiakkaan työtilassa ja haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä kyseiseen asiakkaaseen.
3. Mitä käsittelemme ja miksi
| Tietoluokka | Käyttötarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Tilitiedot — nimi, työsähköposti, yritys, salasanan tiiviste | Tilisi luominen ja hallinnointi, tunnistautuminen, tuki | Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta — sopimuksen täytäntöönpano |
| Laskutustiedot — laskutusosoite, ALV-tunniste, maksutila, laskut | Maksun vastaanottaminen, laskutus, vero- ja kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen | Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta ja 6 artiklan 1 kohdan c alakohta — oikeudellinen velvoite |
| Tiedustelu- ja rekisteröitymislomakkeet — nimi, sähköposti, yritys, viesti, pyydetty aliverkkotunnus | Tiedustelusi käsittely ja sopimuksen valmistelu pyynnöstäsi | Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta — sopimusta edeltävät toimet |
| Käyttö ja telemetria — ominaisuuksien käyttö, agenttien ajot, tokenien kulutus, virhelokit | Palvelun ylläpito, suojaaminen, mittaaminen ja kehittäminen | Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta — oikeutettu etumme toimivaan, turvalliseen ja oikein laskutettuun palveluun |
| Tietoturvalokit — IP-osoite, käyttäjäagentti, aikaleimat, tunnistautumistapahtumat | Väärinkäytösten, petosten ja luvattoman pääsyn havaitseminen ja estäminen | Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta — oikeutettu etumme tietoturvaan |
| Tukikirjeenvaihto | Tukipyyntösi käsittely ja dokumentaatiomme kehittäminen | Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta |
| Verkkosivuston analytiikka — pseudonyymit tunnisteet, katsotut sivut, viittaussivusto, likimääräinen sijainti | Sen ymmärtäminen, miten verkkosivustoa käytetään, jotta voimme kehittää sitä | Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta — evästebannerin kautta antamasi suostumus |
Kun tukeudumme oikeutettuun etuun, olemme tehneet etujen punninnan ja todenneet, että käsittely on tarpeellista ja oikeasuhtaista eikä syrjäytä etujasi tai perusoikeuksiasi. Voit vastustaa käsittelyä milloin tahansa — katso kohta 9.
Tili- ja laskutustietojen antaminen on tarpeen sopimuksen tekemiseksi. Ilman niitä emme voi tarjota Palvelua. Analytiikka on täysin vapaaehtoista, eikä sen kieltäytymisellä ole vaikutusta sivuston käyttöösi.
4. Evästeet ja vastaavat tekniikat
Asetamme ehdottoman välttämättömät tallennukset kysymättä, koska ne ovat tarpeen pyytämäsi palvelun toimittamiseksi. Kaikki muu käynnistyy vasta, kun olet antanut suostumuksesi evästebannerimme kautta.
| Kategoria | Mitä se tekee | Esimerkkejä ja säilytysaika | Suostumus vaaditaan |
|---|---|---|---|
| Ehdottoman välttämätön | Istunnonhallinta, CSRF-suojaus, kuormantasaus, kielivalintasi muistaminen | Istuntoevästeitä; poistetaan, kun suljet selaimen tai pian sen jälkeen | Ei — tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta |
| Suostumustallenne | Muistaa evästebannerissa tekemäsi valinnan, jotta emme kysy uudelleen | workaist-consent-v1, tallennettu selaimesi paikalliseen tallennustilaan | Ei — tarpeen valintasi noudattamiseksi |
| Analytiikka | Google Analytics 4, ladattu Google Tag Managerin kautta, mittaa sivunäyttöjä ja navigointia pseudonyymien tunnisteiden avulla | _ga, _ga_<container-id>; enintään 24 kuukautta | Kyllä |
| Mainonta | Uudelleenmarkkinointi- ja konversiomittaustunnisteet, kun olemme ottaneet ne käyttöön | Asettaa kyseinen mainosalusta | Kyllä |
Ennen kuin annat suostumuksesi, Google Consent Mode alustetaan hylättyyn tilaan, jolloin analytiikka- tai mainostallennuksia ei kirjoiteta eikä mittaustapahtumaa lähetetä.
Voit peruuttaa tai muuttaa suostumustasi milloin tahansa, ja se on yhtä helppoa kuin sen antaminen: avaa ”Evästeasetukset” minkä tahansa sivun alatunnisteesta, muuta valintasi ja tallenna. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
5. Vastaanottajat ja alikäsittelijät
Emme myy henkilötietoja emmekä jaa niitä kenenkään muun omaa markkinointia varten. Käytämme pientä joukkoa palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja dokumentoitujen ohjeidemme mukaisesti tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisten sopimusten nojalla.
| Palveluntarjoaja | Käyttötarkoitus | Käsittelypaikka | Siirron suoja |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Sovelluspalvelinten ja tietokannan isännöinti | Saksa (EU) | Ei sovellu — käsittely pysyy EU:ssa |
| Cloudflare, Inc. | DNS, käänteisvälityspalvelin, TLS-purku, suojaus palvelunestohyökkäyksiä vastaan | Maailmanlaajuinen reunaverkko, mukaan lukien EU | EU:n vakiosopimuslausekkeet; EU-US Data Privacy Framework |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Maksujen käsittely, tilausten hallinta, laskutus | Irlanti (EU), konsernituella Yhdysvalloista | EU:n vakiosopimuslausekkeet; EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic PBC | Suurten kielimallien päättely, joka tuottaa Palvelun tekoälyominaisuudet | Yhdysvallat | EU:n vakiosopimuslausekkeet |
| Resend, Inc. | Tapahtumapohjainen sähköposti — tilin vahvistus, ilmoitukset, tukivastaukset | Yhdysvallat | EU:n vakiosopimuslausekkeet |
| Google Ireland Limited | Google Tag Manager ja Google Analytics 4, vain suostumuksesi jälkeen | Irlanti (EU), edelleensiirrolla Yhdysvaltoihin | EU-US Data Privacy Framework; EU:n vakiosopimuslausekkeet |
Tämä luettelo pidetään ajan tasalla. Luovutamme henkilötietoja myös ammatillisille neuvonantajille sekä viranomaisille tai tuomioistuimille, kun olemme siihen lain nojalla velvollisia tai kun se on tarpeen oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
6. Kansainväliset tiedonsiirrot
Sovelluspalvelimemme ja tietokantamme sijaitsevat Saksassa. Osa yllä luetelluista palveluntarjoajista käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, pääasiassa Yhdysvalloissa.
Jokainen tällainen siirto on suojattu tietosuoja-asetuksen 46 artiklan mukaisella suojatoimella: Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla, joita täydennetään tarvittaessa lisäteknisillä ja -organisatorisilla toimenpiteillä, ja — kun vastaanottaja on sertifioitu — Euroopan komission EU-US Data Privacy Frameworkia koskevalla tietosuojan riittävyyttä koskevalla päätöksellä. Voit pyytää kopion asiaankuuluvista suojatoimista osoitteesta [email protected].
7. Säilytysaika
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
| Tilitiedot | Tilin voimassaoloajan, sitten 6 kuukautta sulkemisen jälkeen |
| Laskut ja kirjanpitoaineisto | 10 vuotta, kuten Portugalin verolainsäädäntö edellyttää |
| Asiakastiedot työtilassasi | Poistetaan sopimuksen päättymisen jälkeen — katso käyttöehdot ja tietojenkäsittelysopimus |
| Tietoturvalokit | 12 kuukautta |
| Yhdistetty, ei-tunnisteellinen analytiikka | 24 kuukautta |
| Tiedustelulomakkeen lähetykset, jotka eivät johda sopimukseen | 24 kuukautta, sitten poistetaan |
| Evästevalintasi tallenne | Kunnes tyhjennät tai muutat sen |
8. Automatisoitu päätöksenteko ja tekoäly
WorkAist on alusta tekoäly-Agenttien rakentamiseen. Kun agentti ajetaan, sen käsittelemä sisältö lähetetään suuren kielimallin tarjoajalle vastauksen tuottamiseksi. Asiakkaat valitsevat kyseisen tarjoajan itse: he voivat yhdistää oman API-avaimensa miltä tahansa tarjoajalta, jolloin kyseinen tarjoaja toimii asiakkaan eikä meidän ohjeidemme mukaisesti, tai he voivat käyttää hallinnoitua token-laskutustamme, jolloin reititämme pyynnöt yllä olevassa alikäsittelijätaulukossamme lueteltuille tarjoajille. Se, mitä sisältöä lähetetään, riippuu kokonaan siitä, miten asiakas määrittää agenttinsa.
Emme käytä henkilötietojasi emmekä asiakkaidemme Asiakastietoja suurten kielimallien kouluttamiseen. Kun me valitsemme mallin tarjoajan, sitä kielletään sopimuksella kouluttamasta malleja sille lähettämillämme tiedoilla. Kun asiakas tuo oman tarjoajansa, sovelletaan kyseisen tarjoajan ehtoja, joihin meillä ei ole vaikutusvaltaa.
Emme suorita automatisoitua päätöksentekoa, mukaan lukien profilointia, jolla on sinua koskevia oikeudellisia vaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitetulla tavalla. Rakentamasi Agentit voivat tehdä niin — siinä tapauksessa olet kyseisen käsittelyn rekisterinpitäjä, ja sinun velvollisuutesi on toteuttaa 22 artiklan edellyttämät suojatoimet, mukaan lukien mielekäs ihmisen suorittama tarkistus.
9. Oikeutesi
Tietosuoja-asetuksen nojalla sinulla on oikeus:
- saada pääsy hallussamme oleviin henkilötietoihisi ja saada niistä kopio (15 artikla);
- oikaista virheelliset tiedot ja täydentää puutteelliset tiedot (16 artikla);
- saada tietosi poistetuksi (17 artikla);
- rajoittaa käsittelyämme (18 artikla);
- saada meille antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (20 artikla);
- vastustaa milloin tahansa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvin perustein sekä vastustaa milloin tahansa ja ilman perusteluja suoramarkkinointia (21 artikla);
- peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (7 artiklan 3 kohta).
Lähetä kaikki pyynnöt osoitteeseen [email protected]. Vastaamme kuukauden kuluessa vastaanottamisesta. Jos pyyntö on erityisen monimutkainen, voimme pidentää tätä määräaikaa enintään kahdella lisäkuukaudella ja kerromme siitä sinulle ensimmäisen kuukauden aikana. Oikeuksiesi käyttäminen on maksutonta, ellei pyyntö ole ilmeisen perusteeton tai kohtuuton.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle — erityisesti vakinaisen asuinpaikkasi, työpaikkasi tai väitetyn rikkomuksen tapahtumapaikan jäsenvaltiossa. Johtava valvontaviranomaisemme on Portugalin Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134 — 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal.
10. Tietoturva
Suojaamme henkilötietoja riskiin nähden asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, mukaan lukien salaus siirron aikana (TLS), tallennettujen tunnusten ja salaisuuksien salaus AES-256-GCM-menetelmällä, tiukka vuokralaisten ja agenttikohtainen eristys, roolipohjainen pääsynhallinta, henkilöstön vähimmän oikeuden periaatteen mukainen pääsy, hallinnollisten toimien auditointiloki sekä säännölliset varmuuskopiot. Asiakastietoihin sovellettavat toimenpiteet on kuvattu tietojenkäsittelysopimuksen Liitteessä II.
Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi, ilmoitamme siitä sinulle ilman aiheetonta viivytystä, kuten tietosuoja-asetuksen 34 artikla edellyttää.
11. Lapset
Palvelu on tarkoitettu yrityksille eikä se ole suunnattu lapsille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 16-vuotiailta. Jos uskot, että lapsi on antanut meille henkilötietoja, ota meihin yhteyttä, ja poistamme ne.
12. Tämän ilmoituksen muutokset
Voimme päivittää tätä ilmoitusta. Voimassa oleva versio, sen voimaantulopäivä mukaan lukien, on aina tällä sivulla oleva versio. Jos muutos vaikuttaa olennaisesti tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi, ilmoitamme siitä tilinhaltijoille sähköpostitse ennen sen voimaantuloa.
13. Yhteystiedot
Tietosuojakysymyksissä tai rekisteröidyn pyynnöissä: [email protected], tai ILIN & SADOVENKO, LDA, Rua de Xabregas, nº 2, Escritório 3.21, 1900-440 Lisboa, Portugal.