Notes de frais (France)
La gestion des notes de frais en France est encadrée par les règles de l'URSSAF qui définissent les dépenses déductibles (et leurs plafonds), ainsi que par les exigences documentaires devant résister à un contrôle URSSAF ou fiscal. Les indemnités journalières, les frais kilométriques au barème, les notes de restaurant au-dessus et en dessous de 15 €, et les titres-restaurant obéissent chacun à leurs propres règles.
URSSAF · Direction générale des Finances publiques (DGFiP)
La réalité manuelle
La plupart des outils de notes de frais (Spendesk, Expensya, Notilus) gèrent bien l'étape de photographie et d'approbation, mais la suite — catégorisation dans la bonne rubrique de déduction, application du plafond URSSAF, génération des pièces justificatives pour un contrôle — incombe encore manuellement au comptable. Les équipes multi-collaborateurs produisent des centaines de justificatifs par mois, et la dérive de catégorisation sur une année crée un véritable risque d'audit.
L'approche WorkAist
L'agent WorkAist dédié aux frais professionnels en France importe les notes de frais depuis votre outil (Spendesk, Expensya, Qonto, Notilus), applique l'OCR à chaque justificatif, le classe dans la bonne catégorie URSSAF, applique les règles de plafond (indemnités journalières, titres-restaurant, etc.), produit l'écriture déductible dans votre système comptable et constitue un dossier mensuel par salarié conforme aux exigences de conservation URSSAF. Les cas particuliers — justificatifs proches d'un plafond, lieux inhabituels, devises étrangères — sont signalés pour examen humain plutôt que classés silencieusement.
Mise en œuvre en 5 étapes
- 1Connectez votre outil de notes de frais (Spendesk, Expensya, Qonto, Notilus, Pleo).
- 2Configurez votre table de correspondance des catégories URSSAF et leurs plafonds (l'agent est livré avec les valeurs par défaut françaises actuelles — à réviser annuellement).
- 3Définissez votre flux d'approbation (kilométrage au-delà de X km, repas au-dessus de Y €, etc.).
- 4Autorisez le connecteur du système comptable pour l'écriture en retour.
- 5L'agent catégorise, enregistre dans votre outil comptable et archive le dossier complet conforme URSSAF (PDF + JSON) par salarié et par mois.
Connecteurs et agents impliqués
FAQ
Comment l'agent gère-t-il les indemnités kilométriques ?▼
Il calcule le barème kilométrique selon la formule officielle URSSAF, en distinguant les voitures (3, 4, 5, 6+ CV) et les vélos. Le seuil annuel de 7 000 km par salarié et le changement de tranche au-delà sont appliqués automatiquement.
Et les titres-restaurant ?▼
L'agent rapproche les relevés de votre émetteur de titres-restaurant (Swile, Pluxee, Up, Bimpli) avec l'utilisation par les salariés et calcule la part déductible (60 % employeur + 40 % salarié, règles en vigueur). La part employeur est comptabilisée comme charge déductible ; la part salarié est exclue.
Les justificatifs en devises étrangères sont-ils pris en charge ?▼
Oui. L'agent récupère le taux de référence quotidien de la Banque de France à la date du justificatif et effectue la conversion avant l'écriture comptable. L'enregistrement en devise d'origine est conservé dans le dossier d'audit.
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