KSeF (E-Rechnung Polen)
KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist die nationale E-Invoicing-Plattform Polens. Sie wird ab Februar 2026 (für Großunternehmen) bzw. April 2026 (für alle übrigen) für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend.
Verpflichtend: 1. Februar 2026 (Umsatz über 200 Mio. PLN), 1. April 2026 (alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen).
Ministerstwo Finansów (Krajowa Administracja Skarbowa)
FA(2)-XML-Schema, qualifizierte elektronische Signatur oder KSeF-Token
Die manuelle Realität
Jede B2B-Rechnung muss im FA(2)-XML-Format ausgestellt und vor ihrer rechtlichen Gültigkeit zur Validierung an KSeF übermittelt werden. Unternehmen, die monatlich Hunderte von Rechnungen ausstellen, stehen vor einem handfesten Infrastrukturproblem: Wo läuft die Integration, wer wartet sie, was passiert bei einem KSeF-Ausfall?
Der WorkAist-Ansatz
Der WorkAist-KSeF-Konnektor übernimmt die gesamte Kette: Buchhaltungssystem → FA(2)-XML-Erzeugung → Anbringen der qualifizierten Signatur → Übermittlung an KSeF → Einlesen der Referenznummer → Archivierung. Der AI-Bookkeeper-Agent überwacht die Warteschlange, wiederholt Versuche bei vorübergehenden KSeF-Fehlern und meldet strukturelle Fehler zur manuellen Korrektur.
Umsetzung in 5 Schritten
- 1Erzeugen oder importieren Sie Ihren KSeF-Token aus dem e-Mikrofirma-Portal.
- 2Verbinden Sie Ihr Buchhaltungstool (Comarch ERP, Symfonia, iFirma, Wapro).
- 3Legen Sie Ihre Batch-Strategie fest: Echtzeit pro Rechnung oder tägliche Sammelübermittlung.
- 4Mappen Sie Ihre Rechnungspositionstypen auf die FA(2)-Feldstruktur (einmalige Einrichtung).
- 5Das Audit-Log bewahrt jede Übermittlung, KSeF-Referenz und Validierungsantwort für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre auf.
Beteiligte Konnektoren & Agenten
FAQ
Bewältigt WorkAist KSeF-Ausfälle (Offline-Modus)?▼
Ja. Ist KSeF nicht erreichbar, wechselt der Agent in den Offline-Modus (FA(2) mit Angebotsnummer) und holt die fehlenden Übermittlungen nach Wiederherstellung des Dienstes automatisch nach.
Ist die qualifizierte elektronische Signatur Pflicht?▼
Das polnische Recht akzeptiert sowohl qualifizierte elektronische Signaturen als auch KSeF-API-Token. Für die automatisierte Übermittlung ist der API-Token-Ansatz operativ einfacher — WorkAist unterstützt beides.
Was ist mit den Änderungen in KSeF 2.0?▼
Die KSeF-Schemaversionen werden zentral im WorkAist-Konnektor gepflegt. Schema-Aktualisierungen werden als Konnektor-Versionsupdates ausgeliefert und mit einem Klick aus der Marketplace-Oberfläche eingespielt.
Kann ich in der Test-KSeF-Umgebung testen?▼
Ja — die Test-KSeF-Umgebung (test.ksef.mf.gov.pl) ist ein separates Ziel in der Konnektor-Konfiguration. Dort können Sie Testübermittlungen ohne rechtliche Folgen durchführen.
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