XRechnung — B2G-E-Rechnung Deutschland
XRechnung ist der verbindliche reine XML-Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung (B2G). Jede Rechnung an einen Bundes-, Landes- oder kommunalen Empfänger muss als XRechnung-XML über das Peppol-Netzwerk oder ein Bundesportal übermittelt werden – Papier, PDF und ZUGFeRD-Hybride werden von Behörden nicht mehr akzeptiert.
Verpflichtend seit 27. November 2020 für Bundesempfänger (Bundesverwaltung). Verpflichtend auf den meisten Landes- (Länder-) und kommunalen Ebenen bis 2025. Ab 1. Januar 2027 verpflichtend für den B2B-Versand großer Unternehmen, ab 1. Januar 2028 für alle.
Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) · Bundesministerium des Innern
XRechnung 3.0 (Erweiterung zu EN-16931, Profil XRechnung-CIUS)
Die manuelle Realität
XRechnung ist strukturell unnachgiebig. Jede Rechnung benötigt eine gültige Leitweg-ID (Routingkennung des Empfängers), eine präzise EN-16931-Positionsstruktur und einen Peppol-konformen Umschlag. Die manuelle Erzeugung über den Export Ihres Buchhaltungstools liefert typischerweise XML, das die Validierung im Bundesportal beim ersten Versuch nicht besteht. Die Rückmeldeschleife ist asynchron – Ablehnungsmeldungen treffen erst Stunden oder Tage später ein, während die Zahlungsfrist der ursprünglichen Rechnung weiterläuft.
Der WorkAist-Ansatz
Der WorkAist B2G AI Bookkeeper-Agent ist speziell für den XRechnung-Weg konzipiert. Er liest Rechnungen aus Ihrem Buchhaltungssystem, validiert die Struktur vor der Übermittlung gegen das XRechnung-3.0-Schematron (fängt ~95 % der Ablehnungen an der Quelle ab), ermittelt die Leitweg-ID des Empfängers aus einem Bundesverzeichnis, leitet die Rechnung über Peppol AS4 weiter (oder über die Zentrale Rechnungseingangsplattform / das Bundesportal OZG-RE als Fallback) und verfolgt Bestätigungsmeldungen. Ablehnungen werden aus Peppol-Fehlercodes in klares Deutsch übersetzt – inklusive Lösungsvorschlag.
Umsetzung in 5 Schritten
- 1Verbinden Sie Ihr Buchhaltungssystem (sevDesk, DATEV, lexoffice).
- 2Registrieren Sie einen Peppol Access Point-Endpunkt (WorkAist stellt einen als verwalteten Konnektor bereit, oder Sie bringen Ihren eigenen mit).
- 3Laden Sie Ihr Empfängerverzeichnis (Leitweg-ID-Liste – die meisten Behörden veröffentlichen ihre eigene ID auf ihrer Website oder über das Bundesverzeichnis).
- 4Definieren Sie Ihre Validierungsregeln (Pflicht-Bestellnummer, Steuerbefreiungslogik, exakte Formate für Rechnungspositionen).
- 5Der Agent übermittelt über Peppol, nimmt Bestätigungen entgegen und schreibt das Ergebnis in Ihr Buchhaltungssystem zurück.
Beteiligte Konnektoren & Agenten
FAQ
Wie unterscheidet sich XRechnung von ZUGFeRD?▼
ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML – sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. XRechnung ist reines XML – nur maschinenlesbar. Für B2G in Deutschland ist XRechnung verpflichtend; für B2B ist ZUGFeRD pragmatischer. Beide teilen sich die zugrunde liegende EN-16931-Syntax, sodass die Umwandlung zwischen ihnen weitgehend mechanisch ist.
Was ist eine Leitweg-ID und wo finde ich sie?▼
Eine Leitweg-ID ist die Routingkennung eines öffentlichen Empfängers. Sie sieht z. B. so aus: '991-12345-67'. Bundesempfänger veröffentlichen ihre ID auf ihrer Website oder im zentralen Bundesverzeichnis; Landes- und kommunale Empfänger tun dies lokal. Der WorkAist-Agent pflegt ein Verzeichnis gängiger Leitweg-IDs und meldet eine fehlende ID vor der Übermittlung.
Benötige ich einen Peppol Access Point?▼
Ja – Peppol AS4 ist der Standardübertragungsweg für XRechnung. Sie können Ihren eigenen AP registrieren (erheblicher Aufwand) oder einen Peppol-Dienstleister nutzen. Der Peppol-Konnektor von WorkAist ist ein verwalteter AS4-Endpunkt und Bestandteil der Plattform.
Kann der Agent auch die Einreichung über ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) übernehmen?▼
Ja. Das Bundesportal OZG-RE / ZRE akzeptiert manuelle Uploads als Fallback-Weg für Versender ohne Peppol. WorkAist unterstützt beide Wege und wählt Peppol, wenn verfügbar, und ZRE, wenn der Empfänger nur darüber erreichbar ist.
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