Belege & Rechnungseingang · Deutschland

Belegerfassung und Rechnungseingang automatisieren

Belegerfassung heißt: Rechnungen und Quittungen aus allen Eingangskanälen zusammentragen, die wichtigen Angaben auslesen und alles so ablegen, dass Ihre Buchhaltung damit weiterarbeiten kann. Wer Belegerfassung und Rechnungseingang automatisieren möchte, braucht dafür kein neues Buchhaltungsprogramm. Die KI-Agenten von WorkAist sammeln Eingangsrechnungen aus Ihren vorhandenen Postfächern und Ordnern, prüfen sie auf Vollständigkeit, gleichen sie mit den Kontoumsätzen ab und stellen Belege samt Belegliste für Lexware Office, sevdesk oder Ihre Steuerkanzlei bereit – auch wenn die Kanzlei mit DATEV arbeitet.

WorkAist bereitet vor, die fachliche Arbeit bleibt bei Ihnen. Die Unterlagen liegen danach geordnet für Ihre vorbereitende Buchhaltung bzw. Steuerberatung bereit. Über Konten und steuerliche Behandlung entscheiden Ihre Buchhaltung oder Ihre Steuerkanzlei.

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Das Problem: Rechnungen per E-Mail, Papier, Portal – und seit 2025 auch als E-Rechnung

Im Rechnungseingang kommt alles zusammen: PDF-Anhänge an die Info-Adresse oder an persönliche Postfächer, Downloads aus Lieferantenportalen, Papierbelege und Tankquittungen aus der Jackentasche. Seit dem 1. Januar 2025 muss außerdem jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Damit landen zusätzlich XML-Dateien im Postfach, die sich nicht wie ein PDF einfach öffnen und lesen lassen.

Zum Monatsende beginnt die Suche – und ausgerechnet die Unterlagen, nach denen die Kanzlei fragt, fehlen.

Wie WorkAist das löst

Ein KI-Agent übernimmt die wiederkehrenden Handgriffe im Rechnungseingang. Er arbeitet nur mit freigegebenen Quellen, jede seiner Aktionen wird protokolliert. Wo er selbstständig handeln darf und wo er auf Ihre Zustimmung wartet, legen Sie fest. Wie KI-Agenten grundsätzlich arbeiten, erklärt die Seite KI-Agenten für Unternehmen.

Zentraler Rechnungseingang: Postfächer, Uploads, Lieferantenportale

Der Agent überwacht ein oder mehrere E-Mail-Postfächer, etwa eine eigene Adresse ausschließlich für Rechnungen, und erkennt Rechnungen in den Anhängen. Gescannte oder fotografierte Papierbelege landen in einem freigegebenen Ordner auf Google Drive oder OneDrive. Rechnungen aus Lieferantenportalen ohne Anbindung legen Sie nach dem Download einfach in denselben Ordner.

Belege auslesen und auf Vollständigkeit prüfen

Aus jedem Beleg liest der Agent Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Netto-, Steuer- und Bruttobetrag aus und benennt die Datei nach einem einheitlichen Schema. Bei E-Rechnungen nutzt er dafür die strukturierten Daten. Geprüft wird nach Kriterien, die Sie mit Ihrer Steuerkanzlei festlegen: Sind die vereinbarten Angaben vorhanden? Ist dieselbe Rechnung zweimal eingegangen? Ist ein Scan unleserlich?

Abgleich mit Bestellungen und Kontoumsätzen

Liegen Bestellungen vor, vergleicht der Agent Betrag und Positionen der Rechnung damit. Die Kontoumsätze erhält er als Export aus Ihrem Online-Banking oder über eine Bankanbindung mit finAPI, die wir im Rahmen der Integration für Sie einrichten. Übrig bleibt eine kurze Liste: Abbuchungen ohne Rechnung, Rechnungen ohne Zahlung und Abweichungen.

Übergabe an Lexware Office, sevdesk oder Ihre Steuerkanzlei – auch mit DATEV

Mit Lexware Office, sevdesk, BuchhaltungsButler und Candis verbindet sich der Agent über die offizielle API, und zwar mit Ihren eigenen Zugangsdaten. Dort stellt er die aufbereiteten Belegdaten bereit, soweit die jeweilige Schnittstelle das vorsieht; Konten ordnet er dabei nicht zu. Bei DATEV stehen die Online-Schnittstellen Drittanbietern nur nach einer Freigabe durch DATEV offen. Arbeitet Ihre Steuerkanzlei mit DATEV, erhält sie deshalb in der Regel die Belege im Original – als PDF oder E-Rechnung – zusammen mit einer Belegliste mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträgen und zugehöriger Zahlung. Die Übernahme in DATEV, die Konten und die steuerliche Zuordnung liegen bei der Kanzlei. Für Betriebe in Österreich mit BMD oder RZL gibt es eine eigene Seite: Buchhaltung automatisieren in Österreich.

Beispielprozesse

Weitere Einsatzfelder beschreibt die Seite KI-Automatisierung für den Mittelstand.

Monatliche Belegmappe für die Steuerberatung

  • Zum vereinbarten Stichtag sammelt der Agent alle Eingangsrechnungen und Quittungen des Vormonats.
  • Er gleicht sie mit den Kontoumsätzen ab und schickt Ihnen die offenen Punkte.
  • Ihr Team klärt diese Punkte mit kurzen Notizen direkt in der Liste.
  • Nach Ihrer Freigabe legt der Agent Belege und Belegliste in einem gemeinsamen Ordner für die Kanzlei ab.

Fehlende Rechnungen automatisch nachfordern

Steht auf dem Konto eine Abbuchung ohne passende Rechnung, ermittelt der Agent den Absender aus Verwendungszweck und früheren Belegen und formuliert eine knappe Anfrage an den Lieferanten. Ob er diese Nachricht selbst verschickt oder Ihnen vorher vorlegt, entscheiden Sie.

Reisekosten- und Kartenbelege zuordnen

Der Agent ordnet Fotos von Tank-, Hotel- und Bewirtungsbelegen den passenden Kartenumsätzen zu und erinnert Karteninhaber an fehlende Belege. Die Kartenumsätze aus Moss ruft er über die offizielle API ab. Pliant und Pleo vergeben den API-Zugang erst nach Freigabe durch den Anbieter; beide binden wir im Rahmen der Integration für Sie an.

Angebundene Systeme

Wie ein System angebunden wird, hängt vom Anbieter ab. Wir kennzeichnen das offen:

  • Direkte Anbindung mit Ihren eigenen Zugangsdaten: Lexware Office (ehemals lexoffice), sevdesk, BuchhaltungsButler, Candis, easybill, Papierkram, Moss, Gmail, Outlook, Google Drive und OneDrive, jeweils über die offizielle API des Anbieters; andere Postfächer lassen sich per IMAP anbinden. Bei mehreren Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen ist die API an bestimmte Tarife gebunden.
  • Richten wir im Rahmen der Integration für Sie ein: finAPI für Kontoumsätze (Vertrag mit finAPI nötig), Pliant, Pleo und DATEV (Freigabe durch DATEV nötig; ohne Freigabe erhält Ihre Kanzlei Belege und Belegliste und übernimmt sie selbst).
  • Alle Integrationen für deutsche Unternehmen: Integrationen für Deutschland.

Warum WorkAist: EU-Hosting, DSGVO, Ihre Daten

Für Ihre Rechnungsdaten gilt:

  • Hosting in Deutschland (EU): Anwendungsserver und Datenbank laufen in einem Rechenzentrum in Deutschland, für jeden Kunden mit einer eigenen virtuellen Maschine.
  • DSGVO und Auftragsverarbeitung: Für alle Kunden von WorkAist Cloud gilt automatisch ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.
  • Transparenz bei Unterauftragsverarbeitern: Die KI-Verarbeitung übernehmen teils Dienstleister außerhalb der EU, zum Beispiel Anthropic (USA) unter EU-Standardvertragsklauseln. Wer welche Daten verarbeitet, steht in der Datenschutzerklärung.

E-Rechnungen empfangen: XRechnung und ZUGFeRD im Eingang

Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht; ein gewöhnliches PDF gilt dagegen als sonstige Rechnung. Zulässig sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme; laut Bundesfinanzministerium genügt dafür schon ein E-Mail-Postfach. Beim Versand gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen Lieferanten noch Papierrechnungen schicken, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. 2027 gilt das nur noch für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro; Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen dann bereits E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht.

Der Agent erkennt XRechnung und ZUGFeRD im Anhang, liest die Daten aus dem strukturierten Teil und legt eine lesbare Übersicht neben die Originaldatei. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich, nicht die PDF-Ansicht; weichen beide voneinander ab, weist der Agent Sie darauf hin. Mehr zu Formaten und Fristen: E-Rechnung und ZUGFeRD sowie XRechnung.

Aufbewahrung und GoBD: Was Sie mit Ihrer Steuerkanzlei klären

Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren; dieselbe Frist gilt nach § 147 AO für Buchungsbelege, für Bücher und Aufzeichnungen sind es zehn Jahre. Bei einer E-Rechnung genügt es in der Regel, den strukturierten Teil unverändert aufzubewahren; enthält die PDF-Ansicht zusätzliche steuerlich relevante Angaben, ist auch sie aufzubewahren.

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, kein Gesetz und kein Prüfsiegel. Die Finanzverwaltung bescheinigt Software keine Ordnungsmäßigkeit; maßgeblich ist das Zusammenspiel aller Abläufe in Ihrem Unternehmen. WorkAist legt die Belege in der Ablage ab, die Sie bestimmen, und hält jeden Schritt nachvollziehbar fest. GoBD-Anforderungen und Verfahrensdokumentation stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Häufige Fragen

Was ist Belegerfassung?

Belegerfassung umfasst alle Schritte vom Eingang eines Belegs bis zur Übergabe an die Buchhaltung: einsammeln, digitalisieren, Daten auslesen, prüfen und ablegen. Bei der digitalen Belegerfassung geschieht das ohne Abtippen.

Welche Software eignet sich zur Belegerfassung?

Die, mit der Sie schon arbeiten: WorkAist ersetzt Ihr Buchhaltungsprogramm nicht, sondern arbeitet ihm zu – per API für Lexware Office, sevdesk, BuchhaltungsButler oder Candis, mit Belegen und Belegliste für Ihre Kanzlei, auch wenn diese mit DATEV arbeitet. Alle Anbindungen zeigt die Übersicht der Integrationen.

Wie verarbeitet man eine E-Rechnung im Rechnungseingang?

Zuerst wird erkannt, ob eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei vorliegt. Dann werden die Daten aus dem XML-Teil ausgelesen – bei hybriden Formaten ist für den Vorsteuerabzug nur der strukturierte Teil maßgeblich. Danach wird die Rechnung geprüft, freigegeben und mit dem Original abgelegt; die inhaltliche Freigabe bleibt bei Ihnen.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein, ein einfaches PDF ist nicht strukturiert und gilt als sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 dürfen Lieferanten solche Rechnungen mit Ihrer Zustimmung weiter verschicken, 2027 nur noch Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Der Agent verarbeitet PDF und XML im selben Ablauf.

Wie archiviere ich elektronische Rechnungen?

Unverändert im Original, bei E-Rechnungen mindestens den XML-Teil. Ob Ihr Archiv den GoBD entspricht, hängt von Ihrem Gesamtverfahren ab; das klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.

Übernimmt WorkAist meine Buchhaltung?

Nein. WorkAist erledigt die Vorarbeit: Belege sammeln, auslesen, auf Vollständigkeit prüfen, mit Kontoumsätzen abgleichen und übergeben. Konten, steuerliche Beurteilung und die eigentliche Buchführung verantworten Ihre Buchhaltung oder Ihre Steuerkanzlei.

Wie kommen die Belege zur Steuerberatung?

Auf dem Weg, den Ihre Kanzlei vorgibt: über einen gemeinsamen Ordner oder per E-Mail, jeweils als Belege im Original (PDF oder E-Rechnung) mit einer Belegliste. Arbeitet die Kanzlei mit DATEV, übernimmt sie die Unterlagen selbst in ihr System und ordnet dort die Konten zu. DATEV ist eine IT-Genossenschaft (DATEV eG) und keine Behörde; ihr Dateiformat ist kein amtliches Format des Finanzamts.

Rechnungseingang automatisieren – 14 Tage kostenlos testen

Verbinden Sie ein Rechnungspostfach und einen Ordner, und sehen Sie beim Abgleich des Vormonats, welche Belege fehlen. Ihre Kanzlei arbeitet weiter wie bisher, nur mit geordneten und abgeglichenen Unterlagen.

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