Buchhaltung automatisieren in Österreich: Belege sammeln, prüfen, übergeben

Belegsammlung aus E-Mail, Upload, Scan und Kassabuch

Der Agent liest ein oder mehrere Postfächer mit – etwa eine eigene Adresse nur für Belege – und erkennt Rechnungen in den Anhängen. Papierbelege fotografieren oder scannen Sie und legen sie in einen gemeinsamen Ordner in Google Drive oder OneDrive; dort holt der Agent sie ab, liest Lieferant, Datum, Betrag und Rechnungsnummer aus und benennt die Dateien einheitlich. Führen Sie das Kassabuch als Tabelle, ordnet er die Kassabelege den Einträgen zu und zeigt, wo einer fehlt.

Vollständigkeitsprüfung und Abgleich von Kontobewegungen und Belegen

Die Kontobewegungen kommen entweder über eine Bankanbindung, die wir im Rahmen der Integration für Sie einrichten, oder als Datei aus dem Online-Banking, zum Beispiel im Format camt.053, sofern Ihre Bank diesen Export anbietet. Der Agent ordnet jeder Kontobewegung den passenden Beleg zu und jedem Beleg die passende Zahlung. Übrig bleibt eine kurze Liste offener Punkte:

• Kontobewegungen ohne Beleg, mit Datum, Betrag und Empfänger
• Belege ohne Zahlung, etwa noch offene Lieferantenrechnungen
• Doppelte Belege, zum Beispiel dieselbe Rechnung per E-Mail und auf Papier
• Unleserliche Scans sowie Belege, bei denen Angaben fehlen, die Sie gemeinsam mit Ihrer Kanzlei als Prüfkriterien festgelegt haben

Übergabe an BMD, RZL oder Ihre Steuerberatung

BMD NTCS und RZL bieten keine öffentliche Schnittstelle für Drittanbieter, der Datenaustausch läuft deshalb über Dateien. BMD NTCS übernimmt unter anderem Kontoauszüge als camt.053 oder MT940 und E-Rechnungen im ebInterface-Format; RZL stellt für die Datenübernahme eigene Importschnittstellen auf Basis von Textdateien bereit.

WorkAist übergibt die Belege als PDF zusammen mit einer Belegliste: Lieferant, Datum, Betrag, Rechnungsnummer und die zugehörige Zahlung – als Tabelle oder als Datei in der Form, die Ihre Kanzlei vorgibt. Konten ordnet der Agent dabei nicht zu. Ob und wie die Daten in BMD oder RZL übernommen werden, entscheidet die Kanzlei; manche Importwege setzen dort ein eigenes Zusatzmodul voraus – das klären Sie am besten vorab.

Belegmappe zum Monatsende für die Steuerberatung

• Bis zum vereinbarten Stichtag sammelt der Agent alle Belege des Monats aus Postfach, Upload-Ordner und Kassabuch.
• Er gleicht sie mit dem Kontoauszug ab und erstellt die Liste offener Punkte.
• Ihr Team klärt diese Punkte, etwa mit einem kurzen Vermerk wie „privat bezahlt“ oder „Rechnung folgt“.
• Nach Ihrer Freigabe übergibt der Agent Belegmappe und Belegliste – per E-Mail oder über einen gemeinsamen Ordner.

Fehlende Eingangsrechnungen bei Lieferanten anfordern

Findet der Agent eine Abbuchung ohne Rechnung, ermittelt er den Lieferanten aus dem Verwendungszweck und aus früheren Belegen und entwirft eine kurze, höfliche Anforderung. Sie entscheiden, ob er solche E-Mails selbst verschickt oder Ihnen zuerst vorlegt. Trifft die Rechnung ein, ordnet er sie der Zahlung zu und streicht den Punkt von der Liste.

E-Rechnungen an den Bund geordnet ablegen

Für Rechnungen an Bundesdienststellen gilt seit 1. Jänner 2014 grundsätzlich die E-Rechnungspflicht: Eingebracht wird ein strukturierter Datensatz, zum Beispiel im ebInterface-Format, über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über PEPPOL – ein PDF im E-Mail-Anhang genügt nicht. Der Agent legt diese Ausgangsrechnungen samt der automatisch erzeugten PDF-Bestätigung bei den übrigen Belegen des Monats ab. Was sonst noch gilt, lesen Sie auf unserer Seite zur E-Rechnung in Österreich.