Ratgeber · Österreich

E-Rechnung in Österreich

Stand: Oktober 2026

Die E-Rechnung in Österreich ist derzeit nur gegenüber dem Bund Pflicht: Seit 1. Jänner 2014 müssen Vertragspartner von Bundesdienststellen ihre Rechnungen strukturiert elektronisch einbringen – etwa im Format ebInterface über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über PEPPOL. Eine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht gibt es in Österreich derzeit nicht, und auch gegenüber Ländern und Gemeinden besteht keine Verpflichtung.

Unten finden Sie die Regeln für den Bund, die Formate und den Ausblick auf ViDA – und wo KI-Agenten von WorkAist helfen: beim Prüfen der Rechnungsdaten vor dem Einbringen, beim Sammeln eingehender E-Rechnungen und bei der Übergabe an BMD NTCS oder RZL. Das Einbringen beim Bund bleibt bei Ihnen bzw. Ihrer Rechnungssoftware – WorkAist übermittelt keine Rechnungen an das USP.

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Das Problem: Der Bund verlangt strukturierte Daten, im Alltag kommen PDFs

Viele Betriebe verschicken Rechnungen als PDF per E-Mail. Bei Firmenkunden ist das mit deren Zustimmung zulässig, bei Bundesdienststellen nicht: Dort zählt ein PDF im Anhang nicht als E-Rechnung, verlangt wird ein strukturierter Datensatz.

Auch im Rechnungseingang schicken Lieferanten PDFs, Scans und teils strukturierte Dateien an mehrere Postfächer. Bevor Ihre Steuerberatung damit arbeiten kann, muss jemand alles einsammeln, prüfen und für BMD NTCS oder RZL aufbereiten.

  • Unklar, welches Format die eigene Rechnungssoftware exportiert
  • Eingangsrechnungen verstreut über verschiedene Postfächer

Wie WorkAist das löst: vorbereiten, prüfen, übergeben

WorkAist ist eine Plattform für KI-Agenten, die mit Ihren vorhandenen Programmen arbeiten – E-Mail, Dateiablage, Rechnungs- und Buchhaltungssoftware. Rund um die E-Rechnung übernimmt ein Agent die Vorarbeit; die Rechnung selbst entsteht weiterhin in Ihrer Rechnungssoftware.

Ausgangsrechnungen an den Bund vorbereiten und prüfen

Vor dem Einbringen vergleicht der Agent die Rechnungsdaten mit Auftrag, Bestellung oder Lieferschein aus Ihrem Postfach: Stimmen Empfänger und Beträge, sind Auftragsreferenz und Lieferantennummer angegeben, liegt eine strukturierte Datei vor und nicht nur ein PDF? Abweichungen erhalten Sie als kurze Liste.

Eingehende E-Rechnungen sammeln und auf Vollständigkeit prüfen

Der Agent prüft eingehende E-Mails in den freigegebenen Postfächern, erkennt Rechnungen in den Anhängen und legt sie einheitlich benannt in Ihrer Ablage ab. Er meldet Doppelungen, unvollständige Rechnungen und ausstehende Lieferantenrechnungen. Nachfragen beim Lieferanten formuliert er vor; ob sie sofort hinausgehen oder erst nach Ihrer Freigabe, bestimmen Sie.

Übergabe an BMD NTCS und RZL

Beide Programme haben keine öffentliche Programmierschnittstelle, die Übergabe läuft über Dateien. BMD NTCS kann unter anderem E-Rechnungen im ebInterface-Format importieren. Ihre Kanzlei erhält die Rechnungen als PDF bzw. E-Rechnung samt Belegliste mit den Rechnungsdaten. Konten ordnet der Agent nicht zu; das bleibt bei Ihrer Steuerberatung.

Beispielprozesse

Rechnung an eine Bundesdienststelle vorbereiten

  • Ihr Team erstellt die Rechnung wie gewohnt, zum Beispiel in EasyFirma, das unter anderem ebInterface exportiert.
  • Exportdatei und PDF-Ansicht landen in einem Ablageordner; der Agent gleicht sie mit Auftrag und Lieferschein ab.
  • Er meldet Abweichungen oder markiert die Rechnung als bereit zum Einbringen.
  • Sie bringen die Rechnung über das USP ein; die PDF-Bestätigung legen Sie in den Ordner, und der Agent ordnet sie der Rechnung zu.

Eingehende E-Rechnungen prüfen und an BMD NTCS oder RZL übergeben

Der Agent sammelt die Rechnungen eines Monats aus einem eigenen Eingangspostfach, prüft sie auf Vollständigkeit und stellt sie mit einer Liste offener Punkte für Ihre Kanzlei bereit – als PDF bzw. E-Rechnung samt Belegliste, zur Übernahme in BMD NTCS oder RZL. Wie es mit Kontoauszügen und Kassabelegen weitergeht, zeigt Buchhaltung automatisieren in Österreich.

Angebundene Systeme

Die Art der Anbindung kennzeichnen wir offen:

  • Direkte Anbindung mit Ihren eigenen Zugangsdaten: Gmail, Outlook, Google Drive und OneDrive über die offizielle API des jeweiligen Anbieters, weitere Postfächer über das Standardprotokoll IMAP.
  • Richten wir im Rahmen der Integration für Sie ein: WinLine von mesonic, falls Ihre Rechnungen dort entstehen – die Anbindung läuft über Ihren eigenen Server und einen mesonic-Partner.
  • Datenaustausch über Export-/Importdateien: BMD NTCS (Import unter anderem von ebInterface), RZL und EasyFirma (Export unter anderem als ebInterface).
  • Keine Anbindung an USP oder PEPPOL: WorkAist ist kein PEPPOL-Zugangspunkt und bringt keine Rechnungen beim Bund ein.

Alle Integrationen für Österreich

Warum WorkAist: EU-Hosting, DSGVO und Ihre Rechnungsdaten

  • Hosting in Deutschland (EU): Anwendungsserver und Datenbank stehen in Deutschland; Ihr Unternehmen erhält eine eigene virtuelle Maschine.
  • DSGVO: Für alle Cloud-Kunden gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.
  • Anbieter außerhalb der EU: Für die KI-Verarbeitung setzen wir auch Anbieter außerhalb der EU ein, etwa Anthropic in den USA auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
  • Kontrolle bei Ihnen: Der Agent sieht nur freigegebene Postfächer und Ordner, und Sie legen fest, welche Schritte Ihre Zustimmung brauchen.

E-Rechnung an den Bund: was gilt

Rechtsgrundlage ist § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG). Seit 1. Jänner 2014 sind Vertragspartner von Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen.

Ein PDF per E-Mail erfüllt diese Pflicht nicht; das PDF, das beim Einbringen automatisch entsteht, dient nur als Bestätigung. Für Vertragspartner von Ländern, Städten und Gemeinden besteht derzeit keine Verpflichtung, Rechnungen elektronisch einzubringen.

Formate: ebInterface, UBL und PEPPOL BIS

  • ebInterface: entwickelt im AUSTRIAPRO-Arbeitskreis E-Billing mit Unterstützung der Wirtschaftskammer Österreich. Der Bund akzeptiert die Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1, empfohlen ist 6.1. Die Versionen 4.0 bis 4.2 werden seit April 2022 nicht mehr unterstützt.
  • UBL: Rechnungen und Gutschriften als UBL-Dokumenttyp Invoice bzw. CreditNote in Version 2.1.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0: Invoice und CreditNote über das PEPPOL-Netz. Alle Bundesdienststellen teilen sich eine PEPPOL-ID (9915:b); welche Stelle die Rechnung erhält, ergibt sich aus der Auftragsreferenz.

E-Rechnung legen: Einbringungswege beim Bund

Für das Einbringen beim Bund gibt es vier Wege: das Online-Formular, das Hochladen einer Rechnungsdatei und die Übermittlung per Webservice – jeweils nach Registrierung und Anmeldung im Unternehmensserviceportal (USP) – sowie die Zustellung über PEPPOL. Für PEPPOL ist keine USP-Anmeldung nötig; die Authentifizierung läuft dort über PEPPOL-Zertifikate. Bringt ein Dienstleister die Rechnung für Sie ein, genügt es, wenn dieser im USP registriert ist.

B2B in Österreich und ViDA: was auf Unternehmen zukommt

Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht. Nach § 11 Abs. 2 UStG gilt eine elektronische Rechnung als Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts sowie Lesbarkeit gewährleistet sind. Echtheit und Unversehrtheit lassen sich laut USP etwa durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren, die Übermittlung über USP oder PEPPOL, EDI oder eine qualifizierte elektronische Signatur sicherstellen.

Auf EU-Ebene wurde das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) am 11. März 2025 beschlossen; die Richtlinie (EU) 2025/516 ist am 14. April 2025 in Kraft getreten. Mitgliedstaaten können seither unter bestimmten Bedingungen eine verpflichtende E-Rechnung einführen. Ab 1. Juli 2030 gelten digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Mitgliedstaaten mit bestehenden nationalen Echtzeit-Meldesystemen müssen diese bis 1. Jänner 2035 an das EU-Modell angleichen. Einen Termin für eine österreichische B2B-Pflicht nennen die offiziellen Stellen bisher nicht.

Deutschland geht einen anderen Weg: Dort müssen inländische Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können – mehr dazu auf unseren Seiten zu E-Rechnung und ZUGFeRD sowie XRechnung.

Offizielle Quellen

Abgerufen im Oktober 2026. Maßgeblich sind jeweils die aktuellen Fassungen.

Häufige Fragen

Ist die E-Rechnung in Österreich Pflicht?

Nur gegenüber dem Bund: Seit 1. Jänner 2014 müssen Vertragspartner von Bundesdienststellen ihre Rechnungen strukturiert elektronisch einbringen (§ 5 IKTKonG). Für Rechnungen an Länder, Städte und Gemeinden besteht derzeit keine solche Pflicht, zwischen Unternehmen ebenfalls nicht.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Für alle, die Bundesdienststellen beliefern oder für sie Leistungen erbringen. Ausländische Vertragspartner sind nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten verpflichtet. Ausnahmen, etwa für Bar- und Kreditkartenzahlungen oder Mieten, listet e-rechnung.gv.at auf.

Was benötige ich für eine E-Rechnung an den Bund?

Eine Rechnung in einem akzeptierten strukturierten Format – ebInterface, UBL oder PEPPOL BIS Billing 3.0 – mit den Pflichtangaben der e-Rechnungsverordnung, darunter Lieferantennummer und Auftragsreferenz. Beide erhalten Sie von der beauftragenden Dienststelle; über die Auftragsreferenz wird die Rechnung der richtigen Stelle zugeordnet. Für Online-Formular, Upload und Webservice brauchen Sie außerdem eine Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP), für die Zustellung über PEPPOL nicht.

Wie lege ich eine E-Rechnung in Österreich?

An Bundesdienststellen über e-rechnung.gv.at: Nach Registrierung und Anmeldung im USP erfassen Sie die Rechnung im Online-Formular, laden die Rechnungsdatei hoch oder übermitteln sie per Webservice. Alternativ stellen Sie sie über PEPPOL zu – dafür ist keine USP-Anmeldung nötig. WorkAist kann die Daten vorher prüfen und die Bestätigung ablegen – das Einbringen selbst übernimmt WorkAist nicht. Firmenkunden schicken Sie E-Rechnungen mit deren Zustimmung, etwa per E-Mail (§ 11 Abs. 2 UStG).

Was ist ebInterface, und welche Formate werden akzeptiert?

Ein Rechnungsformat, das im AUSTRIAPRO-Arbeitskreis E-Billing mit Unterstützung der Wirtschaftskammer entwickelt wird; die aktuelle Version 6.1 gibt es seit 25. August 2022. Neben ebInterface akzeptiert der Bund UBL 2.1 und PEPPOL BIS Billing 3.0.

Kommt eine B2B-E-Rechnungspflicht in Österreich?

Derzeit gibt es keine, und die offiziellen Stellen nennen keinen Termin. Seit ViDA dürfen Mitgliedstaaten unter bestimmten Bedingungen eine verpflichtende E-Rechnung einführen; für grenzüberschreitende B2B-Umsätze gelten ab 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten. Ob Österreich im Inland nachzieht, ist offen.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Sieben Jahre – so verlangt es § 132 Abs. 1 BAO für Bücher, Aufzeichnungen und Belege. Über die ganze Frist muss gesichert bleiben, dass die Herkunft echt, der Inhalt unverändert und die Rechnung lesbar ist.

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