Für kleine und mittlere Betriebe

KI-Automatisierung für KMU in Österreich

KI-Automatisierung für KMU in Österreich bedeutet: KI-Agenten übernehmen wiederkehrende Büroarbeit – etwa Belege einsammeln, Anfragen beantworten oder Daten von einem Programm ins nächste übertragen. Dabei arbeiten sie mit Ihrem Postfach, Ihrer Ablage und Ihrer Fachsoftware. So wird die Digitalisierung im KMU zu einer spürbaren Entlastung im Alltag statt zu einem weiteren Projekt auf der langen Liste.

WorkAist ist eine Plattform für solche KI-Agenten. Sie beschreiben einen Ablauf in Alltagssprache, weisen dem Agenten die nötigen Systeme zu und legen fest, wo er selbstständig handelt und wo er auf Ihre Freigabe wartet. Programmierkenntnisse brauchen Sie dafür nicht.

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Das Problem: Wenig Personal, viel Verwaltung

In vielen Klein- und Mittelbetrieben kümmern sich dieselben zwei, drei Personen um Verkauf, Kundschaft und die gesamte Verwaltung. Das eigentliche Geschäft konkurriert jeden Tag mit Aufgaben, die niemand gerne erledigt, die aber erledigt werden müssen. Für eine eigene IT-Abteilung fehlen meist Zeit und Budget – die Lücken zwischen den Programmen füllen Menschen.

Besonders zäh sind Tätigkeiten, bei denen Informationen nur von einem Ort an einen anderen wandern:

  • Rechnungen kommen per E-Mail, als Foto oder auf Papier, dazu die Barbelege fürs Kassabuch – und alles muss vollständig bei der Steuerberatung landen.
  • Kontoauszüge werden Zeile für Zeile mit offenen Rechnungen verglichen.
  • Anfragen aus dem Postfach oder von willhaben bleiben liegen, weil gerade niemand Zeit hat.
  • Vor einem neuen Geschäftskontakt sucht jemand Firmenbuchdaten und UID-Nummer händisch zusammen.
  • Zahlen werden zwischen Fakturierung, Tabellen und Buchhaltungssoftware abgetippt.

Wie WorkAist das löst: KI-Agenten statt starrer Workflows

Ein KI-Agent in WorkAist hat eine klar umrissene Aufgabe. Er liest E-Mails und Dokumente, holt fehlende Angaben aus den angebundenen Systemen und legt das Ergebnis dort ab, wo es gebraucht wird – oder Ihnen zur Prüfung vor. Was ein KI-Agent genau ist, erklären wir unter KI-Agenten für Unternehmen.

Was KI-Automatisierung von klassischer Automatisierung unterscheidet

Herkömmliche Automatisierung folgt festen Wenn-dann-Regeln: Trifft eine E-Mail mit einem bestimmten Betreff ein, wird der Anhang in einen bestimmten Ordner kopiert. Ändert ein Lieferant sein Rechnungslayout oder stellt eine Kundin drei Fragen in einer Nachricht, reißt die Kette ab.

Einem KI-Agenten geben Sie stattdessen ein Ziel vor, etwa: „Sammle alle Eingangsrechnungen des Vormonats und melde mir, was fehlt.“ Den Weg durch unterschiedlich aufgebaute Dokumente und frei formulierte Nachrichten findet der Agent selbst.

Klein anfangen: ein Prozess, ein Agent

Sie müssen nicht den ganzen Betrieb auf einmal umstellen. Sinnvoll ist ein Einstieg mit einem einzigen, gut abgegrenzten Ablauf, der regelmäßig Zeit bindet. Zunächst übernimmt der Agent die Vorarbeit und Sie prüfen die Ergebnisse; wo später noch eine Freigabe nötig bleibt, bestimmen Sie. Jeder Agent berichtet, was er getan hat und warum.

Den Starter-Plan richten Sie selbst ein. In den Plänen Pro und Business gehört eine Einführung zum Paket, bei der die Agenten gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Aufgaben abgestimmt werden – Einzelheiten unter Pläne und Leistungen.

Beispielprozesse für österreichische KMU

Typische Einsatzbereiche für Klein- und Mittelbetriebe – keine Kundenreferenzen, sondern Beispiele, wie KI-Automatisierung im Alltag aussehen kann.

Belege sammeln und für die Steuerberatung aufbereiten

Der Agent durchsucht Ihr Postfach in Outlook oder Gmail sowie Ihre Ablage in OneDrive oder Google Drive nach Rechnungen und Belegen, liest die wesentlichen Angaben aus und legt alles nach Monat geordnet ab. Gibt es zu einer Kontobewegung – aus der eingerichteten Bankanbindung oder einem Kontoauszug – keinen passenden Beleg, erhalten Sie eine Liste der offenen Punkte. Am Monatsende erhält Ihre Steuerberatung die Belege als PDF bzw. E-Rechnung samt einer Belegliste, die sie in BMD oder RZL übernehmen kann; Konten ordnet der Agent nicht zu.

Da Belege nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren sind, lohnt sich eine geordnete Ablage doppelt. Mehr dazu unter Buchhaltung automatisieren in Österreich.

E-Rechnungen an den Bund vorbereiten

Für Lieferungen und Leistungen an Bundesdienststellen gilt seit 1. Jänner 2014 grundsätzlich eine E-Rechnungspflicht: Die Rechnung ist strukturiert über das Unternehmensserviceportal (USP) oder PEPPOL einzubringen, etwa im Format ebInterface; ein PDF per E-Mail genügt nicht. Der Agent prüft Ihre Rechnungsdaten auf Vollständigkeit – etwa, ob die Auftragsreferenz angegeben ist – und bereitet sie vor; übermittelt wird über Ihren USP- oder PEPPOL-Zugang. Mehr unter E-Rechnung in Österreich.

Firmen- und Bonitätsdaten recherchieren

Bevor Sie einem neuen Geschäftskunden ein Angebot schicken oder einen Lieferanten anlegen, trägt der Agent die Eckdaten zusammen: das Ergebnis der UID-Prüfung über FinanzOnline, Daten aus dem Firmenbuch und – mit einem Vertrag beim KSV1870 – eine Bonitätsauskunft. Für FinanzOnline legen Sie einen eigenen Webservice-Benutzer an, für Firmenbuch und KSV1870 braucht es eine Vereinbarung mit dem jeweiligen Anbieter; die technische Anbindung aller drei Quellen richten wir im Rahmen der Integration für Sie ein.

Anfragen aus Postfach und willhaben beantworten

Der Agent liest neue Anfragen, ordnet sie ein – Angebotswunsch, Terminanfrage, Reklamation – und entwirft eine Antwort auf Basis Ihrer bisherigen Korrespondenz. Sie prüfen und senden ab, oder Sie geben einfache Standardfälle zur selbstständigen Beantwortung frei.

willhaben und karriere.at bieten keine frei nutzbare Schnittstelle; eine Anbindung an die Plattformen selbst läuft über Partnerverträge und wird im Rahmen der Integration eingerichtet. Was per E-Mail bei Ihnen eingeht, kann der Agent unabhängig davon bearbeiten.

Angebundene Systeme in Österreich

WorkAist arbeitet mit Programmen, die Sie aus dem österreichischen Büroalltag kennen. Wie eine Anbindung funktioniert, hängt vom Anbieter ab – deshalb kennzeichnen wir jedes System offen nach seinem Zugangsweg. Die vollständige Liste finden Sie in der Übersicht der Integrationen für Österreich.

  • Direkte Anbindung über die offizielle API: Gmail, Outlook, Microsoft 365, OneDrive und Google Drive.
  • Richten wir im Rahmen der Integration für Sie ein: die Webservices von FinanzOnline (den dafür nötigen Webservice-Benutzer legen Sie in FinanzOnline selbst an) sowie – jeweils mit einer Vereinbarung mit Bank oder Anbieter bzw. über einen Partner – Bankdaten von Erste Bank und Sparkassen oder BAWAG über EBICS, Firmenbuch, KSV1870, WinLine (mesonic), willhaben und karriere.at.
  • Datenaustausch über Export-/Importdateien: BMD NTCS (etwa E-Rechnungen im ebInterface-Format), RZL sowie EasyFirma (Export z. B. als CSV, XML oder ebInterface).

Alle Integrationen für Österreich

Warum WorkAist: EU-Hosting, DSGVO, Ihre Daten

Wenn ein KI-Agent mit Rechnungen, Kundendaten und Kontobewegungen arbeitet, muss klar sein, wo diese Daten liegen.

  • Hosting in Deutschland (EU): Anwendungsserver und Datenbank von WorkAist Cloud stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland.
  • Getrennte Umgebung je Kunde: Jeder Kunde erhält eine eigene virtuelle Maschine.
  • DSGVO und Auftragsverarbeitung: Unser Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gilt automatisch für jeden Kunden von WorkAist Cloud.
  • Transparenz bei Unterauftragsverarbeitern: Für die Verarbeitung durch KI-Modelle greifen wir zum Teil auf Anbieter außerhalb der EU zurück, darunter Anthropic in den USA; Grundlage dafür sind EU-Standardvertragsklauseln. Alle Unterauftragsverarbeiter sind in unserer Datenschutzerklärung aufgeführt.
  • Zugriff nach Ihren Vorgaben: Jeder Agent arbeitet nur mit den Systemen, die Sie ihm zuweisen, und Sie entscheiden, welche Schritte eine Freigabe brauchen.
  • Betrieb in Ihrer Umgebung: Der Business-Plan sieht auf Wunsch eine Bereitstellung in Ihrer eigenen Infrastruktur vor.

Gibt es Förderungen? Ein kurzer Hinweis

Für die Digitalisierung von KMU gab es in Österreich das Programm KMU.DIGITAL, getragen vom Wirtschaftsministerium (BMWET) gemeinsam mit der WKO. Nach Angaben auf kmudigital.at sind die Mittel der aktuellen Runde KMU.DIGITAL 4.0 aufgebraucht: Neue Anträge sind nicht mehr möglich, und das Programm endet mit Ende 2026 (Stand: Oktober 2026).

Welche anderen Förderungen derzeit offen sind, haben wir auf der Seite KMU.DIGITAL und Förderungen für KI-Projekte zusammengefasst. WorkAist ist weder Förderstelle noch Förderberatung. Ob Ihr Vorhaben förderbar ist, klären Sie bitte direkt mit der jeweiligen Förderstelle.

Häufige Fragen

Was bedeutet KI-Automatisierung für ein kleines Unternehmen konkret?

Ein KI-Agent übernimmt wiederkehrende Aufgaben, die heute jemand im Büro händisch erledigt: E-Mails sortieren und beantworten, Belege sammeln, Daten zwischen Programmen übertragen, Informationen recherchieren. Anders als feste Regeln kommt er auch mit frei formulierten Nachrichten und unterschiedlich aufgebauten Dokumenten zurecht.

Wann reichen Automatisierungstools wie Zapier oder Make nicht aus?

Werkzeuge wie Zapier oder Make verketten Auslöser und Aktionen nach festen Regeln. Das passt, solange die Eingaben immer gleich aussehen. Bei formlosen Kundenanfragen oder Rechnungen in wechselnden Layouts stoßen solche Regeln an Grenzen. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie unter WorkAist und Zapier im Vergleich sowie WorkAist und Make im Vergleich.

Welche Prozesse eignen sich für den Einstieg?

Gut geeignet sind Abläufe, die regelmäßig wiederkehren, ein klares Ergebnis haben und heute vor allem aus Kopieren, Suchen und Abgleichen bestehen – zum Beispiel die monatliche Belegsammlung, das Vorsortieren des Postfachs oder die Recherche von Firmendaten vor einem Angebot. Beginnen Sie mit einem davon und erweitern Sie erst, wenn er verlässlich läuft.

Funktioniert das mit BMD, RZL oder FinanzOnline?

Ja, allerdings auf unterschiedlichen Wegen. FinanzOnline bietet offizielle Webservices, etwa für die UID-Abfrage oder die DataBox; die Anbindung richten wir im Rahmen der Integration für Sie ein, den Webservice-Benutzer dafür legen Sie in FinanzOnline selbst an. BMD NTCS und RZL haben keine öffentlich dokumentierte Programmierschnittstelle für Drittanbieter. Hier stellt der Agent die Belege samt einer Belegliste mit den Rechnungsdaten bereit; die Übernahme in BMD bzw. RZL, die Zuordnung zu Konten und die weitere fachliche Arbeit bleiben bei Ihrer Steuerberatung oder Ihrer Buchhaltung.

Gibt es Förderungen für die Digitalisierung in Österreich?

KMU.DIGITAL nimmt keine Anträge mehr an, weil das Budget ausgeschöpft ist, und wird ab 2027 nicht fortgeführt. Welche Programme derzeit noch offen sind, fassen wir unter KMU.DIGITAL und Förderungen für KI-Projekte zusammen.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

WorkAist Cloud wird in Deutschland gehostet; für jeden Kunden läuft eine eigene virtuelle Maschine. Für die KI-Verarbeitung sind zusätzlich Anbieter außerhalb der EU eingebunden, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln. Die Auftragsverarbeitung regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO.

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