Für Unternehmen in Österreich und Deutschland

KI-Agenten für Unternehmen

KI-Agenten für Unternehmen erledigen Aufgaben, statt nur Fragen zu beantworten: Ein Agent liest eine eingehende E-Mail, sucht die passenden Daten in Ihren Systemen zusammen, bereitet einen Entwurf vor und legt ihn Ihnen zur Freigabe vor. So übernimmt er die Vorarbeit, die heute zwischen Postfach, Tabellen und Fachsoftware hängen bleibt – die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.

Mit WorkAist richten Sie solche Agenten ohne Programmierung ein und verbinden sie über Konnektoren mit den Anwendungen, die Sie bereits nutzen: vom E-Mail-Postfach über das CRM bis zur Buchhaltungssoftware. Hier lesen Sie, wofür sich Agenten eignen, welche Systeme sich wie anbinden lassen und wie Sie den Einsatz 14 Tage lang selbst prüfen.

14 Tage kostenlos testenKeine Kreditkarte erforderlich

Das Problem: Routinearbeit zwischen E-Mail, Tabellen und Fachsoftware

In vielen Betrieben entfällt ein spürbarer Teil des Arbeitstags auf Tätigkeiten, die niemand bewusst plant: Anfragen aus dem Postfach abtippen, Daten aus einer Tabelle in die Fachsoftware übertragen, fehlende Unterlagen nachfordern, Informationen für ein Angebot zusammensuchen. Jeder einzelne Handgriff dauert nur Minuten. In Summe binden diese Handgriffe aber genau die Fachkräfte, die Sie für Kunden und Projekte brauchen.

Klassische Automatisierung hilft dabei nur begrenzt. Feste Regeln funktionieren, solange jede Eingabe gleich aussieht. Schreibt ein Kunde formlos, hat eine Rechnung ein ungewohntes Layout oder fehlt eine Angabe, greift die Regel nicht mehr – und der Vorgang landet wieder auf einem Schreibtisch. Viele Chat-Assistenten wiederum formulieren zwar gute Texte, haben aber keinen Zugriff auf die Daten in Ihren Systemen.

Wie WorkAist das löst: KI-Agenten, die in Ihren Systemen arbeiten

WorkAist verbindet Sprachmodelle mit Ihren Geschäftsanwendungen. Jeder Agent erhält eine klar umrissene Aufgabe, Zugriff auf genau die Systeme, die er dafür braucht, und Anweisungen in Ihren eigenen Worten. Er arbeitet dort, wo Ihre Daten ohnehin liegen, statt dass Sie Inhalte in ein Chatfenster kopieren müssen.

Was ist ein KI-Agent?

Ein KI-Agent ist ein Programm, das ein vorgegebenes Ziel in mehreren Schritten verfolgt. Es versteht Aufgaben in natürlicher Sprache, entscheidet, welche Informationen es benötigt, ruft diese über angebundene Systeme ab, führt Aktionen aus und berichtet über das Ergebnis. Im Englischen ist meist von „AI Agents“ die Rede; gemeint ist dasselbe.

KI-Agent oder Chatbot – der Unterschied

Ein Chatbot reagiert auf eine Frage mit einer Antwort. Ein KI-Agent übernimmt dagegen einen ganzen Vorgang: Er liest etwa eine Anfrage, prüft im CRM, ob der Absender bereits Kunde ist, sucht passende Unterlagen in der Ablage und stellt einen fertigen Antwortentwurf bereit. Weil er handelt, braucht er klare Grenzen.

Kontrolle behalten: Freigaben und Protokoll

Sie bestimmen, auf welche Systeme und Daten ein Agent zugreifen darf und welche Schritte er erst nach Ihrer Zustimmung ausführt. Freigaben erteilen Sie bei Bedarf in der Web-Oberfläche von WorkAist oder über den Telegram-Bot. Jede Aktion wird protokolliert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, was der Agent wann getan hat.

Beispielprozesse für KI-Agenten im Unternehmen

Gut für den Einstieg eignen sich Abläufe, die häufig vorkommen und deren Ergebnis leicht zu prüfen ist. Weitere Beispiele zeigen KI-Automatisierung für KMU in Österreich und KI-Automatisierung für den Mittelstand.

Anfragen und Angebote vorbereiten

Eine Anfrage trifft per E-Mail oder über das Kontaktformular ein. Der Agent erfasst die Eckdaten, gleicht sie mit bestehenden Kundendaten im CRM ab, stellt aus Ihren Vorlagen und Leistungsbeschreibungen einen Angebotsentwurf zusammen und markiert offene Punkte. Ihr Vertrieb prüft, ergänzt und versendet.

Belege und Rechnungen sammeln

Rechnungen kommen als Anhang, aus Lieferantenportalen oder als Foto. Ein Agent sammelt sie an einer Stelle, prüft, ob die wichtigsten Angaben vorhanden sind, gleicht sie – sofern Ihre Kontoauszüge vorliegen – mit den Kontobewegungen ab und bereitet alles für Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung auf. Die fachliche Verarbeitung in der Buchhaltung bleibt bei Ihrem Team oder Ihrer Steuerberatung. Details für Österreich finden Sie unter Buchhaltung automatisieren in Österreich, für Deutschland unter Belegerfassung und Rechnungseingang automatisieren.

Recherche und Lieferantensuche

Ob neue Lieferanten oder Hintergrundwissen zu einem Interessenten: Ein Agent durchsucht öffentlich zugängliche Quellen nach Ihren Kriterien, fasst die Ergebnisse geordnet zusammen und legt sie in Ihrer Ablage oder Tabelle ab. Vorlagen für typische Rollen finden Sie in der Übersicht unserer KI-Agenten.

Kundenservice und E-Mail-Postfach

Im gemeinsamen Postfach sortiert der Agent eingehende Nachrichten nach Anliegen, entwirft Antworten auf wiederkehrende Fragen anhand Ihrer Unterlagen und leitet Sonderfälle an die zuständige Person weiter. Ob Antworten automatisch versendet werden oder erst nach einer Freigabe, legen Sie selbst fest.

Angebundene Systeme

WorkAist bindet Ihre Anwendungen über Konnektoren an. Auf welchem Weg das geschieht, hängt davon ab, was der jeweilige Anbieter zulässt. Deshalb kennzeichnen wir jedes System offen nach der Art des Zugangs.

Direkte API-Anbindung: Gmail, Outlook, Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Drive, Slack, HubSpot, Lexware Office (ehemals lexoffice) und sevdesk werden direkt über die offizielle Schnittstelle des Anbieters angebunden. Sie verbinden dafür Ihr Konto mit Ihren eigenen Zugangsdaten. Bei Lexware Office und sevdesk setzt der API-Zugang einen Tarif voraus, der die Schnittstelle enthält.
Anbindung im Rahmen der Integration: Den API-Zugang von DATEV gibt der Anbieter nur für registrierte Partner frei. Die Anbindung an DATEV richten wir deshalb im Rahmen der Integration für Sie ein.
Datenaustausch per Export/Import: BMD NTCS bietet keine öffentliche API. Der Austausch erfolgt über Export- und Importdateien, etwa CSV im BMD-Importformat oder ebInterface; bei Bedarf entwickeln wir im Rahmen der Einführung eine individuelle Anbindung.

Alle genannten Systeme im Überblick

Die folgende Übersicht zeigt für jedes genannte System den Zugangsweg. Den vollständigen Katalog finden Sie unter Integrationen, die Anwendungen für Österreich gesammelt unter Integrationen für Österreich, für Deutschland unter Integrationen für Deutschland.

Warum WorkAist: EU-Hosting, DSGVO, Ihre Daten gehören Ihnen

Hosting in Deutschland (EU): Anwendungsserver und Datenbank stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland. Jeder Kunde erhält eine eigene virtuelle Maschine.
DSGVO und Auftragsverarbeitung: Für alle Cloud-Kunden gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle Unterauftragsverarbeiter nennt die Datenschutzerklärung – auch jene außerhalb der EU.
Anweisungen und Wissen bleiben Ihr Eigentum: Was Sie Ihren Agenten an Anweisungen, Regeln und Wissen mitgeben, gehört Ihnen. Das zugrunde liegende Sprachmodell können Sie wechseln, ohne Verbindungen und Anweisungen neu aufbauen zu müssen.
Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung: Im Business-Plan ist auch eine Bereitstellung in Ihrer eigenen IT-Umgebung möglich.

So starten Sie mit KI-Agenten

Einen Prozess auswählen: Beginnen Sie mit einem häufigen, klar geregelten Ablauf, etwa dem Sammeln von Rechnungen.
Testphase starten: Im Starter-Plan testen Sie WorkAist 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Systeme verbinden und Agent anweisen: Verbinden Sie die benötigten Anwendungen und beschreiben Sie die Aufgabe in einfachen Worten – wie für eine neue Kollegin.
Freigaben festlegen und Ergebnisse prüfen: Bestätigen Sie anfangs jeden wichtigen Schritt selbst. Passen die Ergebnisse, erweitern Sie den Spielraum des Agenten gezielt.
Mit Begleitung ausweiten: In den Plänen Pro und Business gehört eine begleitete Einführung samt Schulung Ihres Teams zum Paket. Was die Pläne jeweils umfassen, sehen Sie in der Planübersicht.

Häufige Fragen

Was ist ein KI-Agent?

Ein KI-Agent ist eine Software auf Basis eines Sprachmodells, die eine Aufgabe selbstständig in mehreren Schritten bearbeitet – mit Zugriff auf angebundene Systeme, aber nur innerhalb der Grenzen, die Sie festlegen.

Was unterscheidet einen KI-Agenten von einem Chatbot?

Ein Chatbot führt ein Gespräch, ein KI-Agent erledigt einen Vorgang. Der Chatbot antwortet mit dem, was er weiß. Der Agent nutzt Werkzeuge wie Ihr Postfach, Ihr CRM oder Ihre Dateiablage, um Informationen zu beschaffen und Ergebnisse dort abzulegen, wo sie gebraucht werden.

Welche Aufgaben können KI-Agenten im Unternehmen übernehmen?

Gut geeignet sind wiederkehrende Vorgänge mit klarem Ergebnis: Anfragen sortieren und beantworten, Angebote vorbereiten, Rechnungen und Belege sammeln und auf Vollständigkeit prüfen, Recherchen zusammenfassen oder Daten zwischen Anwendungen abgleichen. Wo Fachwissen und Verantwortung gefragt sind, liefert der Agent die Vorarbeit – die Entscheidung treffen Sie.

Wie erstelle ich einen KI-Agenten – brauche ich Programmierkenntnisse?

Nein. In WorkAist beschreiben Sie Aufgabe, Regeln und Ausnahmen in normaler Sprache und wählen die Systeme aus, mit denen der Agent arbeiten darf. Programmieren müssen Sie dafür nicht. Pro und Business enthalten eine begleitete Einführung, im Starter-Plan ist ein Schnellstart optional.

Welche Anbieter von KI-Agenten gibt es und worauf sollte ich achten?

Das Angebot reicht von Chat-Assistenten über Automatisierungsplattformen bis zu Fachlösungen. Prüfen Sie vor allem: Lassen sich Ihre wichtigsten Systeme tatsächlich anbinden, und auf welchem Weg? Wo werden die Daten gehostet, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Können Sie Berechtigungen und Freigaben steuern? Und können Sie die Lösung vorab mit echten Abläufen testen? Den Unterschied zu bekannten Automatisierungswerkzeugen zeigen unsere Vergleiche mit Zapier, Make und n8n.

Behalte ich die Kontrolle über das, was ein Agent tut?

Ja. Jeder Agent sieht nur die Systeme und Daten, die Sie ihm zugänglich machen. Schritte mit Außenwirkung, etwa das Versenden einer E-Mail, können Sie an Ihre Bestätigung knüpfen, und jede Aktion wird protokolliert.

Sind KI-Agenten DSGVO-konform einsetzbar, und wo werden die Daten verarbeitet?

WorkAist wird in Deutschland (EU) gehostet, und für alle Cloud-Kunden gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Für die Verarbeitung durch Sprachmodelle sind Unterauftragsverarbeiter beteiligt, die teilweise außerhalb der EU sitzen; die Übermittlung stützt sich dabei auf EU-Standardvertragsklauseln. Ob Ihr konkreter Einsatz DSGVO-konform ist, hängt auch davon ab, welche Daten Sie verarbeiten und wie Sie die Plattform konfigurieren.

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Wählen Sie einen Ablauf aus Ihrem Alltag, verbinden Sie die passenden Systeme und sehen Sie selbst, was ein KI-Agent bei Ihnen übernehmen kann.

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