KI-Automatisierung für den Mittelstand

Warum KI-Projekte im Pilotstadium stecken bleiben

Oft beginnt KI im Unternehmen mit einem Chat-Assistenten oder einem kleinen Pilotprojekt – und bleibt dort stehen. Ungeklärt bleibt, wer die Ergebnisse prüft, welche Daten das System sehen darf und was geschieht, wenn es sich irrt. Ohne diese Antworten kommt KI-Automatisierung nicht im Regelbetrieb an.

KI-Automatisierung oder klassische Prozessautomatisierung (RPA, Workflows)?

Klassische Prozessautomatisierung folgt festen Vorgaben: Workflow-Werkzeuge verketten Auslöser und Aktionen nach Wenn-dann-Regeln, RPA-Software (Robotic Process Automation) ahmt Klicks auf der Benutzeroberfläche nach. Das ist zuverlässig, solange jede Eingabe gleich aussieht. Ändert sich ein Rechnungslayout oder die Formulierung einer Anfrage, muss jemand die Regel nachbessern.

Ein KI-Agent arbeitet dagegen mit einem Ziel und mit Kontext. Er erkennt, ob eine Nachricht eine Bestellung oder eine Reklamation ist, liest Positionen aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten und meldet sich, wenn eine Angabe fehlt. Ein einziger beschriebener Prozess kann so mehrere starre Automatisierungen ablösen.

Vom Pilotprojekt in den Regelbetrieb: Freigaben, Protokolle, Rollen

• Freigaben: Sie bestimmen, wo der Agent eigenständig handelt und wo er auf Ihre Bestätigung wartet – etwa vor einer E-Mail an Kunden oder bei Rechnungen ab einem bestimmten Betrag.
• Protokolle: Jede Aktion eines Agenten wird festgehalten, sodass Sie nachvollziehen können, was er wann getan hat.
• Rollen und Berechtigungen: Ein Agent sieht nur die Daten, die seine Berechtigungen freigeben.
• Nicht umkehrbare Schritte: Eine versendete E-Mail lässt sich nicht zurückholen. Solche Schritte führt der Agent deshalb erst aus, wenn Sie sie geprüft und freigegeben haben – welche das sind, legen Sie selbst fest.

Rechnungseingang und Belegerfassung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ein einfaches PDF zählt dabei nicht als E-Rechnung. Der Agent sammelt Rechnungen – als PDF, Scan oder E-Rechnung – aus Postfach und Ablage, liest die wesentlichen Angaben aus, prüft sie auf Vollständigkeit und gleicht sie mit den zugehörigen Bestellungen ab. Fehlt etwas, fordert er es beim Lieferanten an.

Danach übergibt er die Belege an Ihr Rechnungswesen – über die API etwa an Lexware Office oder sevdesk – oder legt sie als PDF bzw. E-Rechnung zusammen mit einer Belegliste für Ihre Steuerkanzlei ab, die sie in DATEV weiterverarbeitet. Konten ordnet der Agent dabei nicht zu: Die Arbeit in der Finanzbuchhaltung selbst bleibt bei Ihrem Team oder Ihrer Steuerkanzlei. Ob Ihr Gesamtverfahren den GoBD entspricht, hängt von den Abläufen in Ihrem Unternehmen ab – die Verfahrensdokumentation stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerkanzlei ab. Details unter Belegerfassung und Rechnungseingang automatisieren.

Angebots- und Auftragsbearbeitung

Eine Anfrage trifft per E-Mail ein, mit Artikelbezeichnungen in den Worten des Kunden. Der Agent ordnet die Positionen Ihren Artikeln zu, liest Stammdaten und Konditionen aus dem ERP-System, etwa aus weclapp, und stellt einen Angebotsentwurf zusammen. Ihr Vertrieb prüft und verschickt. Shop-Bestellungen, etwa aus Shopware, bereitet er ebenso für die Auftragsabwicklung auf. Mehr unter Vertriebsautomatisierung.

Lieferanten- und Marktrecherche

Sie suchen einen zweiten Lieferanten für ein kritisches Bauteil? Der Agent durchsucht öffentlich zugängliche Quellen nach Ihren Kriterien wie Region oder Produktspektrum, stellt die Treffer in einer Tabelle gegenüber und fasst offene Fragen zusammen. Die Auswahl treffen Ihre Einkäufer. Siehe auch Lieferantenrecherche.

Kundenservice-Postfach

Im gemeinsamen Service-Postfach in Outlook oder Gmail ordnet der Agent jede Nachricht einem Anliegen zu – Lieferstatus, Reklamation, Rechnungsfrage –, sucht die passenden Auftragsdaten heraus und entwirft eine Antwort. Standardanfragen beantwortet er selbstständig, sobald Sie das freigegeben haben; alles Übrige landet mit kurzer Zusammenfassung bei der zuständigen Person. Weitere Ideen: Kundensupport-Automatisierung.