Plattform, Einführung und Kurse

KI-Einführung für Unternehmen in Wien

Sie suchen eine KI-Agentur in Wien, die künstliche Intelligenz endlich in den Arbeitsalltag Ihres Unternehmens bringt? Mit WorkAist gehen Sie einen anderen Weg: Statt ein Projekt an eine Agentur zu vergeben, setzen Sie eine Plattform für KI-Agenten ein, die mit Ihren vorhandenen Programmen arbeiten. Die KI-Einführung ist in den Plänen Pro und Business fester Bestandteil, und für Ihr Team gibt es Präsenzkurse in Wien.

WorkAist ist keine Agentur, sondern eine Software-Plattform, auf der Ihre Mitarbeitenden Agenten in Alltagssprache einrichten. Den Starter-Plan können Sie 14 Tage lang kostenlos und ohne Kreditkarte ausprobieren.

14 Tage kostenlos testenKeine Kreditkarte erforderlich

Das Problem: Viele Pilotprojekte, wenig im Alltag

In vielen Betrieben wurde KI längst ausprobiert: Einige Mitarbeitende lassen sich von einem Chatbot Texte formulieren, irgendwo läuft ein Pilotprojekt. Im Tagesgeschäft ändert sich trotzdem wenig – Angebote, Belege und Kundenanfragen werden weiterhin von Hand bearbeitet. Die Ursachen ähneln sich:

  • Insellösungen: Ein Chatbot kennt weder Ihr Postfach noch Ihre Ablage oder Ihre Fachsoftware. Ergebnisse trägt jemand händisch weiter.
  • Abhängigkeit von außen: Wird eine Lösung extern gebaut, landet jede spätere Änderung wieder als Auftrag bei der Agentur.
  • Fehlendes Wissen im Team: Wer nie gelernt hat, einer KI eine Aufgabe präzise zu beschreiben, kommt über Spielereien selten hinaus.
  • Offene Datenfrage: Solange unklar ist, wo Kunden- und Rechnungsdaten verarbeitet werden, bleibt das Vorhaben in der Schublade.

Wie WorkAist das löst: Plattform plus begleitete Einführung

WorkAist verbindet zwei Dinge, die bei einer KI-Einführung zusammengehören: eine Plattform, auf der KI-Agenten mit Ihren vorhandenen Systemen arbeiten, und Unterstützung beim Start. Ein Agent bekommt eine klar umrissene Aufgabe und nutzt dafür Konnektoren zu E-Mail, Dokumenten oder Fachsoftware – je nach Anbieter über eine Schnittstelle oder über Export- und Importdateien. Welche Schritte er allein erledigt und wo er auf Ihre Freigabe wartet, bestimmen Sie; jede Aktion wird protokolliert.

Den Starter-Plan richten Sie selbst ein, ein Schnellstart mit Ersteinrichtung und einem ersten Agenten ist optional. In den Plänen Pro und Business gehört die Einführung zum Paket: Wir konfigurieren Agenten für Ihre Aufgaben, binden die benötigten Datenquellen an und schulen Ihr Team. Den genauen Umfang je Plan zeigt die Übersicht der Pläne.

KI-Agentur in Wien oder Plattform – was passt zu Ihnen?

Eine Agentur ist sinnvoll, wenn Sie ein einmaliges, stark individuelles Projekt vollständig abgeben wollen und intern niemand Zeit dafür hat. Sollen Ihre Mitarbeitenden dagegen dauerhaft mit KI arbeiten und Abläufe selbst weiterentwickeln, passt eine Plattform besser. Anweisungen und Regeln Ihrer Agenten pflegen Sie selbst, für Änderungen braucht es keinen neuen Auftrag.

So läuft die Einführung in Pro und Business ab

  • Erstgespräch: In einem rund 45-minütigen Termin sehen Sie das System an einem Beispiel aus Ihrer Branche.
  • Fragebogen: Sie halten fest, welche Aufgaben anstehen, welche Programme angebunden werden und wer im Team künftig mit den Agenten arbeitet.
  • Automatisierungsplan: Daraus entsteht ein Plan, welche Abläufe in welcher Reihenfolge automatisiert werden.
  • Startwoche: Weil Zugänge und Aufgaben vorher geklärt sind, ist der Start auf eine Woche angelegt; die Schulung läuft danach im Arbeitsalltag weiter.

Beispielprozesse für den Einstieg

Gut geeignet sind Abläufe, die regelmäßig wiederkehren und vor allem aus Suchen, Abtippen und Nachfragen bestehen. Drei Beispiele, keine Kundenreferenzen:

Belege für die Steuerberatung zusammenstellen

Ein Agent sucht in Outlook oder Gmail nach Eingangsrechnungen, liest die wichtigsten Angaben aus und gleicht sie mit Ihren Kontoauszügen ab. Was fehlt, landet auf einer Liste für Sie. Ihre Steuerberatung erhält die Belege als PDF zusammen mit einer Belegliste, die sie etwa in BMD NTCS oder RZL übernehmen kann; Konten ordnet der Agent dabei nicht zu. Mehr dazu unter Buchhaltung automatisieren in Österreich.

E-Rechnungen an Bundesdienststellen vorbereiten

Wer den Bund beliefert, muss Rechnungen seit 1. Jänner 2014 in strukturierter elektronischer Form einbringen, etwa über das Unternehmensserviceportal (USP) oder PEPPOL. Der Agent prüft Ihre Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und bereitet sie vor; eingebracht wird über Ihren eigenen Zugang. Einzelheiten unter E-Rechnung in Österreich.

Kundenanfragen mit Antwortentwurf vorlegen

Ein Agent liest eingehende Kundenanfragen, erkennt das Anliegen und legt Ihnen einen Antwortentwurf vor, der sich an Ihrer bisherigen Korrespondenz orientiert. Keine Antwort geht ohne Ihre Prüfung hinaus – ein guter Einstieg für Teams, die zum ersten Mal mit KI arbeiten. Weitere Ideen sammelt die Seite KI-Automatisierung für KMU in Österreich.

Angebundene Systeme

Welche Programme ein Agent nutzen kann, hängt vom Zugang ab, den der jeweilige Anbieter erlaubt. Deshalb kennzeichnen wir jedes System nach seinem tatsächlichen Anbindungsweg. Alle Integrationen für österreichische Unternehmen zeigt die Übersicht für Österreich.

  • Direkte Anbindung über die offizielle API: Outlook, Microsoft 365, Microsoft Teams, Gmail, Google Drive und Slack – Sie verbinden das jeweilige Konto mit Ihren eigenen Zugangsdaten.
  • Richten wir im Rahmen der Integration für Sie ein: FinanzOnline über die offiziellen Webservices (dafür legen Sie in FinanzOnline einen eigenen Webservice-Benutzer an), Raiffeisen ELBA und Erste Bank (George) auf Basis einer Vereinbarung mit Ihrer Bank sowie WinLine über mesonic oder einen mesonic-Partner.
  • Datenaustausch über Export-/Importdateien: BMD NTCS und RZL. Der Agent übergibt Belege als PDF oder als E-Rechnung im erhaltenen Format, dazu eine Belegliste mit Lieferant, Datum, Betrag und Rechnungsnummer; Konten ordnet er nicht zu, das übernimmt Ihre Steuerberatung oder Buchhaltung. Die Übergabe richten wir bei Bedarf im Rahmen der Einführung ein.

Alle Integrationen für Österreich

Warum WorkAist: EU-Hosting, DSGVO, Ihre Daten

Die Frage nach den Daten kommt bei jeder KI-Einführung früh auf den Tisch:

  • Hosting in Deutschland (EU): Die Server für Anwendung und Datenbank von WorkAist Cloud befinden sich in Deutschland; jeder Kunde arbeitet in einer eigenen virtuellen Maschine.
  • Auftragsverarbeitung nach DSGVO: Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Teil der Vertragsbedingungen und gilt automatisch für alle Cloud-Kunden.
  • Transparenz bei Dienstleistern: Für die Verarbeitung durch Sprachmodelle nutzen wir auch Anbieter außerhalb der EU, etwa Anthropic in den USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Alle Unterauftragsverarbeiter nennt die Datenschutzerklärung.
  • Rechte nach Ihren Vorgaben: Sie legen fest, auf welche Systeme ein Agent zugreifen darf und welche Schritte Ihre Freigabe brauchen.

KI-Kurse in Wien: Präsenzkurse für Ihr Team

Damit KI im Alltag ankommt, muss Ihr Team wissen, wie es Aufgaben an einen KI-Agenten übergibt und Ergebnisse prüft. Dafür gibt es neben der Einführung eigene KI-Schulungen, die Sie auch ohne WorkAist-Abonnement belegen können. Die Präsenzkurse finden in Wien statt, alternativ online, und werden auf Deutsch von Avalix durchgeführt. Details zu beiden Kursformaten finden Sie in der Übersicht der Pläne und Schulungen.

Offener Kurs

Eine gemischte Gruppe von bis zu zehn Personen; jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer bringt eine eigene Aufgabe aus dem Berufsalltag mit und arbeitet daran, bis eine funktionierende Lösung steht. Die acht Einheiten verteilen sich auf vier Wochen mit zwei Terminen pro Woche.

Firmenpaket

Eine geschlossene Gruppe aus Ihrem Unternehmen mit ein bis sechs Personen, erweiterbar auf bis zu zehn. Sie geben eine gemeinsame Aufgabe vor, die sich wie ein roter Faden durch den Kurs zieht und am Ende mit Ihren eigenen Daten gelöst ist.

Förderung für die Einführung?

Laut kmudigital.at ist das Budget von KMU.DIGITAL ausgeschöpft, Anträge sind nicht mehr möglich, und ab 2027 läuft das Programm nicht weiter. Für Wiener KMU gibt es bei der Wirtschaftsagentur Wien das Programm „Förderung Digitalisierung“, das neben Software und Beratung auch Schulungen von Mitarbeitenden abdeckt; die Einreichfrist endet laut Wirtschaftsagentur am 31. Dezember 2026. Einen Überblick mit offiziellen Quellen bietet die Seite KMU.DIGITAL und Förderungen für KI-Projekte. Über eine Förderung entscheidet allein die Förderstelle.

Häufige Fragen

Brauchen wir eine KI-Agentur – oder reicht eine Plattform?

Das hängt davon ab, ob Sie ein Einzelprojekt abgeben oder KI dauerhaft im Team verankern wollen. Für wiederkehrende Abläufe, die Ihr Team selbst anpassen soll, ist eine Plattform mit Einführung meist der schlankere Weg – WorkAist ist eine solche Plattform, keine Agentur.

Wie läuft eine KI-Einführung mit WorkAist ab?

In den Plänen Pro und Business beginnt sie mit einem Gespräch und einem kurzen Fragebogen zu Aufgaben und Systemen. Daraus entsteht ein Automatisierungsplan; danach werden Agenten konfiguriert, Datenquellen angebunden und Ihr Team geschult. Der Start ist auf eine Woche angelegt.

Gibt es KI-Kurse in Wien für unser Team?

Ja. Präsenzkurse finden in Wien statt, alternativ online; sie werden auf Deutsch von Avalix durchgeführt. Es gibt einen offenen Kurs und ein Firmenpaket, beide auch ohne Abonnement; Einzelheiten stehen in der Planübersicht.

Welche Vorkenntnisse braucht das Team?

Programmierkenntnisse sind nicht nötig. Agenten erhalten ihre Aufgaben in Alltagssprache, ähnlich wie bei der Einschulung einer neuen Kollegin. Wichtiger ist, dass jemand den Ablauf, der automatisiert werden soll, gut kennt – genau dort setzen Einführung und Kurse an.

Kann man mit einem einzelnen Prozess starten?

Ja, und das ist meist der bessere Weg. Wählen Sie einen häufigen Ablauf mit klarem Ergebnis, lassen Sie den Agenten zunächst nur vorbereiten und prüfen Sie seine Arbeit. Erst wenn er verlässlich läuft, kommen weitere Aufgaben dazu – ausprobieren können Sie das in der 14-tägigen Testphase.

Kann die Einführung gefördert werden?

Pauschal lässt sich das nicht sagen. KMU.DIGITAL steht nicht mehr offen; für Wiener KMU hat die Wirtschaftsagentur Wien eine Förderung für Digitalisierungsprojekte, deren Einreichfrist am 31. Dezember 2026 endet. Über eine Förderung entscheidet allein die Förderstelle. Einen Überblick bietet die Seite KMU.DIGITAL und Förderungen für KI-Projekte.

Wo werden die Daten gehostet?

WorkAist Cloud wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Für die Verarbeitung durch Sprachmodelle kommen auch Dienstleister außerhalb der EU zum Einsatz, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Ob Ihr konkreter Einsatz den Anforderungen der DSGVO entspricht, hängt auch von Ihrer Konfiguration und den verarbeiteten Daten ab.

KI-Einführung mit einem eigenen Ablauf testen

Richten Sie im Starter-Plan einen ersten KI-Agenten für eine Aufgabe aus Ihrem Alltag ein und sehen Sie, wie er arbeitet. Die Testphase dauert 14 Tage und ist kostenlos, eine Kreditkarte brauchen Sie nicht.

14 Tage kostenlos testen

Keine Kreditkarte erforderlich