Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze kennisgeving beschreven verwerking is ILIN & SADOVENKO, LDA, Rua de Xabregas, nº 2, Escritório 3.21, 1900-440 Lisboa, Portugal, NIF 517251876. Contact: [email protected].

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat wij daartoe op grond van Art. 37 AVG niet verplicht zijn. Vragen over gegevensbescherming en verzoeken van betrokkenen bereiken rechtstreeks een verantwoordelijke persoon via [email protected].

2. Toepassingsgebied

Deze kennisgeving heeft betrekking op workaist.com, alle door WorkAist geëxploiteerde subdomeinen, en WorkAist Cloud, voor zover wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke — dat wil zeggen voor onze eigen bezoekers, prospects en accounthouders.

Zij heeft geen betrekking op persoonsgegevens die een klant uploadt naar zijn eigen WorkAist-werkruimte. Voor die gegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij zijn verwerker; de voorwaarden van die verwerking staan in onze Verwerkersovereenkomst. Bevinden uw gegevens zich in de werkruimte van een klant en wilt u uw rechten uitoefenen, neem dan contact op met die klant.

3. Wat wij verwerken en waarom

Waar wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, hebben wij een belangenafweging uitgevoerd en geconcludeerd dat de verwerking noodzakelijk en proportioneel is en uw belangen of grondrechten niet opzijzet. U kunt te allen tijde bezwaar maken — zie hoofdstuk 9.

Het verstrekken van account- en factureringsgegevens is noodzakelijk om de overeenkomst aan te gaan. Zonder deze gegevens kunnen wij de Dienst niet leveren. Analytics is volledig optioneel en het weigeren ervan heeft geen invloed op uw gebruik van de site.

4. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij plaatsen strikt noodzakelijke opslag zonder te vragen, omdat dit vereist is om een door u gevraagde dienst te leveren. Al het overige werkt pas nadat u toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner.

Voordat u toestemming geeft, is Google Consent Mode geïnitialiseerd in de status 'geweigerd', zodat er geen analytics- of advertentieopslag wordt weggeschreven en er geen meetsignaal wordt verzonden.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen, en dat is net zo eenvoudig als het geven ervan: open „Cookie-instellingen” in de voettekst van elke pagina, wijzig uw keuze en sla deze op. Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond vóór de intrekking.

5. Ontvangers en subverwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet ten behoeve van de eigen marketing van anderen. Wij maken gebruik van een klein aantal dienstverleners die persoonsgegevens verwerken op onze gedocumenteerde instructies, op grond van overeenkomsten conform artikel 28 AVG.

Deze lijst wordt actueel gehouden. Wij verstrekken persoonsgegevens ook aan professionele adviseurs, en aan overheidsinstanties of rechtbanken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

6. Internationale doorgiften

Onze applicatieservers en database bevinden zich in Duitsland. Sommige van de hierboven genoemde aanbieders verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, voornamelijk in de Verenigde Staten.

Elke dergelijke doorgifte wordt gedekt door een waarborg op grond van Art. 46 AVG: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar passend aangevuld met bijkomende technische en organisatorische maatregelen, en — wanneer de ontvanger gecertificeerd is — door het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework. U kunt een kopie van de relevante waarborgen opvragen via [email protected].

7. Bewaartermijnen

8. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

WorkAist is een platform voor het bouwen van AI-agents. Wanneer een agent wordt uitgevoerd, wordt de inhoud die hij verwerkt verzonden naar een aanbieder van grote taalmodellen om een reactie te genereren. Klanten kiezen die aanbieder zelf: zij kunnen hun eigen API-sleutel van een willekeurige aanbieder koppelen, in welk geval die aanbieder handelt op instructies van de klant en niet op de onze, of zij kunnen gebruikmaken van onze beheerde tokenfacturering, in welk geval wij verzoeken doorleiden naar de aanbieders die zijn vermeld in onze bovenstaande subverwerkerstabel. Welke inhoud wordt verzonden, hangt volledig af van hoe de klant zijn agents configureert.

Wij gebruiken noch uw persoonsgegevens, noch de Klantgegevens van onze klanten, om grote taalmodellen te trainen. Wanneer wij de modelaanbieder selecteren, is het deze contractueel verboden te trainen op de gegevens die wij hem toezenden. Brengt een klant zijn eigen aanbieder mee, dan gelden de voorwaarden van die aanbieder, waarover wij geen controle hebben.

Wij verrichten geen geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft in de zin van Art. 22 AVG. Agents die u zelf bouwt, kunnen dit wel doen — in dat geval bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking en is het uw verplichting om de door Art. 22 AVG vereiste waarborgen te bieden, met inbegrip van betekenisvolle menselijke beoordeling.

9. Uw rechten

Onder de AVG hebt u het recht om:

• de persoonsgegevens die wij over u bewaren in te zien, en hiervan een kopie te ontvangen (Art. 15);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren en onvolledige gegevens te laten aanvullen (Art. 16);
• uw gegevens te laten wissen (Art. 17);
• onze verwerking ervan te laten beperken (Art. 18);
• de gegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en deze te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (Art. 20);
• te allen tijde bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, en te allen tijde en zonder opgave van redenen bezwaar te maken tegen directmarketing (Art. 21);
• elke door u gegeven toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (Art. 7 lid 3).

Stuur elk verzoek naar [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand na ontvangst. Is een verzoek bijzonder complex, dan kunnen wij deze termijn met nog eens twee maanden verlengen en laten wij u dit binnen de eerste maand weten. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit — met name in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek, of de plaats van de vermeende inbreuk. Onze leidende toezichthoudende autoriteit is de Portugese Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134 — 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal.

10. Beveiliging

Wij beschermen persoonsgegevens met technische en organisatorische maatregelen die passend zijn bij het risico, waaronder versleuteling tijdens verzending (TLS), versleuteling van opgeslagen inloggegevens en geheimen met AES-256-GCM, strikte scheiding per tenant en per agent, rolgebaseerde toegangscontrole, toegang volgens het minimale-noodzaak-beginsel voor medewerkers, auditlogging van administratieve handelingen, en regelmatige back-ups. De maatregelen die wij toepassen op Klantgegevens worden beschreven in Bijlage II van de Verwerkersovereenkomst.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Houdt een inbreuk in verband met persoonsgegevens naar verwachting een hoog risico in voor uw rechten en vrijheden, dan stellen wij u daarvan zonder onnodige vertraging in kennis, zoals Art. 34 AVG vereist.

11. Kinderen

De Dienst is bedoeld voor bedrijven en niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Denkt u dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en wij zullen deze verwijderen.

12. Wijzigingen van deze kennisgeving

Wij kunnen deze kennisgeving bijwerken. De geldende versie, met de bijbehorende ingangsdatum, is altijd de versie op deze pagina. Heeft een wijziging wezenlijke gevolgen voor de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan informeren wij accounthouders per e-mail voordat deze van kracht wordt.

13. Contact

Voor elke privacyvraag of elk verzoek van een betrokkene: [email protected], of ILIN & SADOVENKO, LDA, Rua de Xabregas, nº 2, Escritório 3.21, 1900-440 Lisboa, Portugal.