Algemene Voorwaarden

1. Wie wij zijn

De Dienst wordt geleverd door ILIN & SADOVENKO, LDA, een Portugese vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (Sociedade por Quotas), met maatschappelijke zetel te Rua de Xabregas, nº 2, Escritório 3.21, 1900-440 Lisboa, Portugal, fiscaal identificatienummer (NIF/btw-nummer) 517251876 („WorkAist”, „wij”, „ons”).

U kunt ons bereiken via [email protected]. Onze volledige bedrijfsgegevens vindt u in het Colofon.

2. Toepassingsgebied en aanvaarding

Deze Algemene Voorwaarden (de „Voorwaarden”) regelen uw gebruik van WorkAist Cloud, WorkAist Self-Hosted, onze website workaist.com, en alle door ons geleverde implementatiediensten (samen de „Dienst”).

Deze Voorwaarden vormen een openbaar aanbod gericht aan bedrijven. Een overeenkomst tussen u en WorkAist komt tot stand op het vroegste van de volgende momenten: (a) u maakt een account aan en bevestigt de aanvaarding van deze Voorwaarden; (b) u start een proefperiode; of (c) u betaalt een factuur. Vanaf dat moment binden deze Voorwaarden beide partijen.

De Dienst wordt aangeboden aan bedrijven, professionals en andere organisaties die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. Hij is niet gericht op consumenten. Indien dwingend consumentenrecht niettemin op u van toepassing is, prevaleert dit boven elke daarmee strijdige bepaling in deze Voorwaarden.

3. Definities

• „Klantgegevens” — alle gegevens, met inbegrip van persoonsgegevens, die u of uw gebruikers aan de Dienst verstrekken, erin opslaan of erdoor genereren.
• „Agent” — een automatisering die u binnen de Dienst configureert en uitvoert.
• „Connector” — een geconfigureerde koppeling tussen de Dienst en een extern systeem.
• „Gebruiker” — een natuurlijke persoon die u autoriseert om toegang te krijgen tot uw werkruimte.
• „Model Tokens” — eenheden van grote-taalmodelgebruik die worden verbruikt wanneer uw Agents worden uitgevoerd.
• „Abonnementsperiode” — de maandelijkse of jaarlijkse periode waarvoor u hebt betaald.

4. De Dienst

WorkAist Cloud is een gehoste, beheerde versie van het WorkAist-platform, die door ons wordt geëxploiteerd op onze eigen infrastructuur. WorkAist Self-Hosted is een gelicentieerde versie die u op uw eigen infrastructuur implementeert en beheert; bij Self-Hosted bereiken Klantgegevens onze systemen nooit en zijn wij daarvoor noch verwerkingsverantwoordelijke, noch verwerker.

Wij kunnen individuele functies verbeteren, wijzigen of stopzetten. Indien een wijziging de functionaliteit van een betaald abonnement wezenlijk vermindert, informeren wij u ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail, en kunt u de betreffende Abonnementsperiode beëindigen en een pro-rata terugbetaling ontvangen van vooruitbetaalde kosten voor de ongebruikte periode.

5. Abonnementen, limieten en proefperiode

De volgende abonnementen zijn beschikbaar. Limieten worden onafhankelijk van elkaar geteld.

Het Starter-plan bevat een gratis proefperiode van 14 dagen. U kunt de proefperiode zonder betaalkaart starten wanneer u uw eigen modelaanbieder koppelt. Gebruikt u tijdens de proefperiode modeltokens die door WorkAist worden geleverd, dan is een geldige betaalkaart vereist om dat verbruik te betalen. U kunt tijdens de proefperiode op elk moment opzeggen; om daarna door te gaan neemt u een betaald plan. De plannen Pro en Business beginnen met een implementatiepakket op grond van clausule 8 in plaats van met een proefperiode.

Business-plannen, inclusief WorkAist Self-Hosted, SSO, auditlogs en een vaste accountmanager, beginnen bij €2,900 per maand en worden individueel vastgelegd in een afzonderlijk orderformulier dat voorrang heeft op deze Voorwaarden voor zover het daarvan afwijkt.

6. Kosten, belastingen en betaling

• Alle prijzen zijn exclusief btw. De toepasselijke btw wordt bij het afrekenen berekend op basis van uw factuurland en, indien relevant, uw gevalideerde btw-identificatienummer.
• De bij ondertekening afgesproken abonnementsprijs staat vanaf die datum 12 maanden vast. Wijzigingen in onze lijstprijzen in die periode raken uw Abonnementstermijn niet.
• Jaarlijkse abonnementen worden gefactureerd als tien maandelijkse termijnen die vooraf als één bedrag worden betaald — dat wil zeggen, twee maanden zijn gratis.
• Kosten voor een Abonnementsperiode zijn vooraf verschuldigd en niet-restitueerbaar, tenzij deze Voorwaarden of dwingend recht anders bepalen.
• Betalingen worden verwerkt door Stripe. Wij ontvangen of bewaren nooit uw volledige kaartnummer.
• Bij een mislukte betaling kunnen wij de toegang opschorten nadat wij u hebben geïnformeerd en u een redelijke hersteltermijn van ten minste 7 dagen hebben gegeven.

7. Model Tokens

Agents verbruiken Model Tokens wanneer zij worden uitgevoerd. Het verbruik van Model Tokens staat los van uw abonnementskosten en wordt gefactureerd volgens een van twee modellen die u kiest en op elk moment kunt wijzigen:

• Eigen sleutels meenemen — u koppelt uw eigen API-sleutels, abonnement of prepaid-pakketten van uw aanbieder. U sluit rechtstreeks een overeenkomst met die aanbieder en betaalt deze rechtstreeks. Wij gebruiken uitsluitend de sleutels die u verstrekt.
• Facturering via WorkAist — wij meten uw gebruik aan de hand van de eigen logs van het platform en factureren dit samen met uw abonnement, waarbij wij voor het gemak een marge toepassen.

Gemeten gebruiksgegevens zijn voor u beschikbaar binnen de Dienst. U bent niet gebonden aan één bepaalde modelaanbieder.

Wanneer u uw eigen sleutels meebrengt, kiest u de modelaanbieder en sluit u rechtstreeks een overeenkomst met deze aanbieder. Die aanbieder handelt op uw instructies, niet op de onze: u bent verantwoordelijk voor de voorwaarden die u met hem overeenkomt, met inbegrip van diens gegevensbeschermingsvoorwaarden, en wij geven geen garantie omtrent diens beveiliging, beschikbaarheid of naleving. Laat u uw tokens in plaats daarvan door ons factureren, dan leiden wij uw verzoeken door naar de modelaanbieders die zijn vermeld in Bijlage III van de Verwerkersovereenkomst, en die aanbieders zijn onze subverwerkers.

8. Implementatie- en trainingsdiensten

Implementatie is het werk waarmee u live gaat: agents inrichten voor uw processen, uw gegevensbronnen aansluiten en uw team trainen. Bij Starter is het optioneel en bij Pro en Business verplicht; daar wordt het vóór aanvang van de Abonnementstermijn vastgelegd als pakket met vaste scope.

Implementatiepakketten liggen vast in scope en prijs. Werk dat u buiten de afgesproken scope vraagt — waaronder het bouwen van een connector voor een systeem waarvoor er nog geen is — wordt apart geoffreerd en per uur gefactureerd tegen onderstaande tarieven.

Naast de implementatie en de standaardsupport die bij elk plan zit, kunt u uren kopen voor doorlopend werk. We bepalen de scope vooraf samen met u en factureren per uur tegen het tarief van het pakket dat u hebt gekocht.

Gekochte urenpakketten zijn 12 maanden geldig vanaf aankoop. Ongebruikte uren vervallen aan het einde van die periode en worden niet terugbetaald.

Trainingen worden apart verkocht en kunnen zonder abonnement worden afgenomen.

Cursusgelden zijn vooraf verschuldigd en de data worden individueel afgesproken.

9. Support en serviceniveaus

Standaardsupport zit bij elk plan en omvat de AI Setup Assistant in de app, support per e-mail en toegang tot onze documentatie en handleidingen.

„Werkdagen” betekent maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van officiële feestdagen in Portugal. De toezegging van 24 uur voor de eerste reactie is een bindend serviceniveau voor Starter en Pro; zij heeft betrekking op onze eerste inhoudelijke reactie, niet op de oplostijd.

Wij kunnen gepland onderhoud uitvoeren. Wanneer verwacht wordt dat gepland onderhoud de Dienst zal onderbreken, kondigen wij dit ten minste 48 uur van tevoren aan per e-mail of in-app, en plannen wij dit, voor zover technisch mogelijk, buiten 08:00–18:00 uur West-Europese tijd.

10. Uw verplichtingen en aanvaardbaar gebruik

U bent verantwoordelijk voor alles wat via uw werkruimte gebeurt, voor de juistheid en rechtmatigheid van de Klantgegevens, en voor de naleving van deze Voorwaarden door uw gebruikers. U moet inloggegevens vertrouwelijk houden en ons zonder onnodige vertraging informeren over elk vermoeden van ongeautoriseerde toegang.

U mag de Dienst niet gebruiken om:

• onrechtmatige, misleidende of ongevraagde communicatie te versturen, of anderszins toepasselijke marketing- en telecommunicatiewetgeving te schenden;
• inbreuk te maken op intellectuele-eigendomsrechten, privacyrechten of andere rechten van derden;
• malware te uploaden, of te proberen ongeautoriseerde toegang te verkrijgen tot de Dienst of de gegevens van een andere klant, deze te verstoren, of de beveiliging ervan te testen;
• bijzondere categorieën persoonsgegevens (Art. 9 AVG) of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen (Art. 10 AVG) te verwerken zonder vooraf schriftelijk aanvullende waarborgen met ons overeen te komen;
• de Dienst aan derden door te verkopen of als eigen dienst aan te bieden, tenzij wij schriftelijk anders overeenkomen.

U bepaalt welke externe systemen u koppelt en welke gegevens daaruit naar de Dienst stromen. U garandeert dat u over een rechtmatige grondslag beschikt om die gegevens te verzamelen en aan ons door te geven, en dat alle in het bronsysteem vereiste kennisgevingen en toestemmingen aanwezig zijn. Wij hebben geen toegang tot en geen zicht op uw bronsystemen, en wij controleren niet of deze voldoen aan de gegevensbeschermingswetgeving.

U blijft verantwoordelijk voor het beoordelen van de output van uw Agents. De Dienst maakt gebruik van grote taalmodellen, waarvan de output onnauwkeurig kan zijn. Vertrouw niet op de output van Agents voor beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor individuen zonder betekenisvolle menselijke beoordeling.

11. Klantgegevens en gegevensbescherming

In de relatie tussen u en ons bent u eigenaar van alle Klantgegevens. U verleent ons een beperkte, niet-exclusieve licentie om Klantgegevens te hosten, te verwerken en te verzenden, uitsluitend om de Dienst te leveren, te beveiligen en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Voor WorkAist Cloud bent u de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als uw verwerker. Onze Verwerkersovereenkomst legt het onderwerp, de duur, de aard en het doel van die verwerking vast, evenals de categorieën gegevens en betrokkenen, onze beveiligingsmaatregelen en onze subverwerkers. Zij is door verwijzing in deze Voorwaarden opgenomen en een afzonderlijke ondertekening is niet vereist, hoewel wij op verzoek een exemplaar zullen ondertekenen.

Wij gebruiken Klantgegevens niet om onze eigen modellen te trainen, en wij verkopen ze niet.

12. Intellectuele eigendom

De Dienst, met inbegrip van alle software, documentatie en de naam en merken van WorkAist, blijft ons eigendom of dat van onze licentiegevers. Niets in deze Voorwaarden draagt eigendom aan u over. U ontvangt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepelijk recht om de Dienst te gebruiken gedurende uw Abonnementsperiode en in overeenstemming met deze Voorwaarden.

Stuurt u ons feedback of suggesties, dan mogen wij deze zonder beperking en zonder u daarvoor te vergoeden gebruiken.

13. Looptijd, abonnementswijzigingen en opzegging

Een Abonnementsperiode wordt automatisch verlengd met een volgende periode van dezelfde duur, tenzij deze vóór het einde ervan wordt opgezegd. U kunt op elk moment upgraden, downgraden of opzeggen via uw factureringsinstellingen.

• Een upgrade wordt onmiddellijk van kracht; wij berekenen het prijsverschil naar rato voor de rest van de lopende Abonnementsperiode.
• Een downgrade of opzegging wordt van kracht aan het einde van de lopende Abonnementsperiode. Jaarlijkse abonnementen wisselen aan het einde van de betaalde periode.
• Opzegging beëindigt toekomstige verlengingen. Zij geeft geen recht op terugbetaling van reeds voor de lopende Abonnementsperiode betaalde kosten, tenzij deze Voorwaarden of dwingend recht anders bepalen.

14. Opschorting en beëindiging wegens een tekortkoming

Wij kunnen uw toegang opschorten of beëindigen indien u deze Voorwaarden wezenlijk schendt en, voor zover de schending herstelbaar is, nalaat deze binnen 14 dagen na onze schriftelijke kennisgeving te herstellen. Wij kunnen de toegang onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving opschorten wanneer voortgezette toegang ons, een andere klant of een derde zou blootstellen aan een dreigend veiligheids-, juridisch of financieel risico; wij delen u de reden mee zodra wij daartoe wettelijk in staat zijn.

U kunt te allen tijde om welke reden dan ook opzeggen met ingang van het einde van uw lopende Abonnementsperiode, en met onmiddellijke ingang indien wij deze Voorwaarden wezenlijk schenden en dit niet binnen 14 dagen herstellen.

15. Export en verwijdering van uw gegevens

Gedurende 30 dagen na het einde van de overeenkomst kunt u Klantgegevens uit de Dienst exporteren of ons schriftelijk verzoeken deze in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat terug te geven.

Na afloop van die termijn van 30 dagen verwijderen wij Klantgegevens binnen nog eens 30 dagen uit productiesystemen, en binnen 90 dagen uit back-ups, tenzij wij op grond van Unie- of lidstatelijk recht verplicht zijn deze te bewaren. Dit weerspiegelt onze verplichting op grond van Art. 28 lid 3 onder g AVG en wordt nader uitgewerkt in de Verwerkersovereenkomst.

16. Garanties en vrijwaring

Wij garanderen dat wij de Dienst zullen leveren met redelijke vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en in overeenstemming met de serviceniveaus in artikel 9.

Verder dan deze garantie, en voor zover maximaal toegestaan door de wet, wordt de Dienst geleverd zonder verdere garanties van welke aard dan ook, uitdrukkelijk of stilzwijgend, met inbegrip van elke stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, of ononderbroken of foutloze werking. Wij garanderen niet dat de output van grote taalmodellen accuraat, volledig of geschikt is voor een bepaalde beslissing.

17. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid die voortvloeit uit of verband houdt met de overeenkomst, hetzij contractueel, uit onrechtmatige daad (met inbegrip van nalatigheid) of anderszins, is beperkt tot het totale bedrag dat u ons hebt betaald in de twaalf maanden onmiddellijk voorafgaand aan de gebeurtenis die tot de aansprakelijkheid heeft geleid.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, winstderving, omzetderving, gederfde verwachte besparingen, of verlies of beschadiging van gegevens voor zover u dit redelijkerwijs had kunnen voorkomen door uw eigen back-ups bij te houden.

Niets in deze Voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt deze voor overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door nalatigheid, voor fraude of frauduleuze misleiding, voor opzettelijk wangedrag, of voor enige andere aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt — met inbegrip van aansprakelijkheid op grond van Art. 82 AVG en van Unie- en Portugees productaansprakelijkheids- en consumentenrecht.

18. Wijzigingen van deze Voorwaarden

Wij kunnen deze Voorwaarden wijzigen. Wij informeren u ten minste 30 dagen voordat een wijziging van kracht wordt, per e-mail en in-app. Indien een wijziging wezenlijk nadelig voor u is, kunt u opzeggen met ingang van de datum waarop de wijziging van kracht wordt, en betalen wij vooruitbetaalde kosten terug voor het ongebruikte deel van uw Abonnementsperiode. Het gebruik van de Dienst voortzetten na de ingangsdatum geldt als aanvaarding.

De geldende versie is altijd de versie die op deze pagina is gepubliceerd, samen met de bijbehorende ingangsdatum.

19. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Deze Voorwaarden en elke daaruit voortvloeiende niet-contractuele verplichting worden beheerst door het recht van Portugal, met uitsluiting van de daarin vervatte conflictregels en het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken.

De rechtbanken van Lissabon, Portugal, hebben exclusieve bevoegdheid, met dien verstande dat u, indien u een consument bent, ook een procedure kunt aanspannen bij de rechtbanken van uw woonplaats, en dat dwingende consumentenbeschermingsregels van uw land van verblijf op u van toepassing blijven.

20. Overige bepalingen

• Indien een bepaling ongeldig wordt verklaard, blijft de rest van kracht en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die het dichtst bij het commerciële doel ervan komt.
• U mag de overeenkomst niet overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij kunnen haar overdragen aan een verbonden onderneming of aan een overnemer van onze onderneming, met kennisgeving aan u.
• Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet nakomen van verplichtingen als gevolg van gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, zolang die gebeurtenis voortduurt.
• Deze Voorwaarden vormen, samen met de Verwerkersovereenkomst, het Privacybeleid en elk orderformulier, de volledige overeenkomst tussen ons met betrekking tot het onderwerp ervan.

21. Contact

Vragen over deze Voorwaarden: [email protected], of ILIN & SADOVENKO, LDA, Rua de Xabregas, nº 2, Escritório 3.21, 1900-440 Lisboa, Portugal.