Onkostendeclaraties (Frankrijk)
Onkostendeclaraties in Frankrijk vallen onder URSSAF-regels over welke kosten aftrekbaar zijn (en tot welk plafond) en onder documentatievereisten die een URSSAF- of belastinginspectie moeten doorstaan. Dagvergoedingen, kilometers volgens het barème kilométrique, restaurantbonnen boven en onder €15 en maaltijdvouchers (titres-restaurant) hebben elk hun eigen regels.
URSSAF · Direction générale des Finances publiques (DGFiP)
De handmatige realiteit
De meeste declaratietools (Spendesk, Expensya, Notilus) handelen de fotograferings- en goedkeuringsstap goed af, maar het downstream-deel — categoriseren in de juiste aftrekbucket, toepassen van het URSSAF-plafond, opstellen van bewijsstukken voor een inspectie — komt nog handmatig op de accountant terecht. Teams met meerdere werknemers produceren honderden bonnen per maand en de classificatiedrift over een jaar levert echt audit-risico op.
De WorkAist-aanpak
De Franse onkosten-agent van WorkAist neemt declaraties in vanuit je tool (Spendesk, Expensya, Qonto, Notilus), OCR't elke bon, classificeert in de juiste URSSAF-categorie, past de plafondregels toe (dagvergoeding-caps, restaurantvouchers, enz.), maakt de aftrekklare boeking in je boekhoudsysteem en stelt een maandelijks dossier per medewerker samen voor de URSSAF-bewaarplicht. Randgevallen — bonnen dicht bij een plafond, ongebruikelijke locaties, vreemde valuta — worden ter menselijke review aangeboden in plaats van stilzwijgend geclassificeerd.
Implementatie in 5 stappen
- 1Verbind je declaratietool (Spendesk, Expensya, Qonto, Notilus, Pleo).
- 2Configureer je URSSAF-categoriemap en plafonds (de agent wordt geleverd met actuele Franse standaardwaarden — jaarlijks beoordelen).
- 3Definieer je goedkeuringsworkflow (kilometers boven X km, maaltijden boven €Y, enz.).
- 4Autoriseer de boekhoudsysteem-connector voor write-back.
- 5De agent classificeert, boekt naar je boekhoudtool en archiveert het volledige URSSAF-conforme dossier (PDF + JSON) per medewerker per maand.
Betrokken connectors & agents
FAQ
Hoe gaat de agent om met kilometers (indemnités kilométriques)?▼
Hij berekent het barème kilométrique met de officiële URSSAF-formule, met onderscheid tussen auto's (3, 4, 5, 6+ CV) en fietsen. De jaarlijkse drempel van 7.000 km per medewerker en de bracketwijziging daarboven worden automatisch toegepast.
En maaltijdvouchers (titres-restaurant)?▼
De agent reconcilieert de afschriften van je maaltijdvoucherprovider (Swile, Pluxee, Up, Bimpli) met het gebruik per medewerker en berekent het aftrekbare deel (60% werkgever + 40% werknemer, actuele regels). Het werkgeversdeel wordt geboekt als aftrekbare kost; het werknemersdeel wordt uitgesloten.
Worden bonnen in vreemde valuta ondersteund?▼
Ja. De agent zoekt de dagelijkse referentiekoers van de Banque de France op voor de bondatum en converteert vóór boeking. Het oorspronkelijke-valutarecord wordt bewaard in het auditdossier.
Automatiseer Onkostendeclaraties (Frankrijk) deze maand
Self-hosted of Cloud. Uw data blijft in uw eigen infrastructuur.
Aan de slag